Eine Tombola Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tombola entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Verkauf und die Gewinnausgabe reibungslos laufen. Kläre zuerst Ort, Zeit, Genehmigung und den guten Zweck. Danach beschaffst und erfasst du die Preise, bereitest Lose und Preisliste vor und planst genügend Helfer für Kasse, Verkauf und Ausgabe ein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbau, Wechselgeld, gekühlte Getränke und gut sichtbare Regeln.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Zeiten bestätigen
- 3
Erforderliche Genehmigung prüfen
- 4
Guten Zweck erläutern
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Preisbeschaffung starten
3 Personen
- 10
Preise abholen
2 Personen
- 11
Preise erfassen
2 Personen
- 12
Preise prüfen
2 Personen
- 13
Preise verpacken
3 Personen
- 14
Preise beschriften
2 Personen
- 15
Tombola-Nummern vorbereiten
2 Personen
- 16
Tombolaregeln ausdrucken
- 17
Preisliste drucken
- 18
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 19
Reservierungen bestätigen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Tombola-Tisch einrichten
2 Personen
- 28
Preise ausstellen
3 Personen
- 29
Verkaufsstand einrichten
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 33
Losnummern bereitstellen
2 Personen
- 34
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 35
Besucher empfangen
3 Personen
- 36
Tombolalose verkaufen
3 Personen
- 37
Zahlungen erfassen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 39
Snacks servieren
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Tische und Saal ordentlich halten
2 Personen
- 42
Gewinnlose ziehen
2 Personen
- 43
Gewinner überprüfen
2 Personen
- 44
Preise überreichen
3 Personen
- 45
Letzte Lose abwickeln
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Kasse abschließen
2 Personen
- 47
Übrig gebliebene Preise einpacken
2 Personen
- 48
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 49
Abfall trennen
2 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 51
Location reinigen
3 Personen
- 52
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 54
Gewinner ohne Preis nachfassen
- 55
Einnahmen überweisen
- 56
Preisgeld und Belege archivieren
- 57
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- TischröckeAnz. 8
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 6
Büro
- TombolaloseAnz. 500
- Tombola
- Bargeldkasse
- Kartenterminal
- TaschenrechnerAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- Druckpapier
- PreisschilderAnz. 150
- BriefpapierAnz. 100
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischblumenarrangementsAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- BlechdosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit der Preisbeschaffung. Erfasse jeden Gewinn sofort mit Nummer, Beschreibung und Zustand, damit kurz vor der Tombola keine ungeprüften Sachpreise auftauchen.
- Lege die Tombolanummern und die Preisliste spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung fest. Drucke zusätzlich Ersatzexemplare aus, falls beim Aufbau ein Blatt beschädigt wird oder verloren geht.
- Plane pro Verkaufs- oder Ausgabestelle mindestens eine verantwortliche Person ein und teile die Helfer in Schichten von etwa 2 Stunden ein. Eine Person sollte ausschließlich die Bargeldkasse oder das Kartenterminal bedienen.
- Stelle Regeln, Preise und den guten Zweck am Eingang und an der Tombola sichtbar auf. Ergänze eine eindeutige Frist für die Gewinnausgabe, damit nicht am Ende ungeklärte Preise und Rückfragen liegen bleiben.
- Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Sitzplätze auf, richte dann Kasse, Lose, Mikrofon und Preisschilder ein und kühle Getränke, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tombola organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Für die Genehmigungsprüfung, Einladungen, Preisbeschaffung und Helferplanung brauchst du meist mehrere Wochen; die Lose, Regeln und Preisliste sollten 3 Tage vorher fertig sein.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Tombola?
- Plane mindestens 1 Person für die Kasse, 1 für den Losverkauf und 1 für die Gewinnausgabe ein. Bei mehr als 100 Gästen oder mehreren Ausgabestellen kommen pro zusätzlicher Stelle 1 bis 2 Helfer hinzu; Schichten von 2 Stunden verhindern lange Pausen.
- Wie viele Preise braucht eine Tombola?
- Das hängt von der Loszahl ab, aber ein Gewinnanteil von etwa 30 bis 50 Prozent ist für Gäste nachvollziehbar. Erfasse jeden Preis spätestens 1 Woche vorher und nummeriere ihn passend zu Losen und Preisliste.
- Was muss am Tag der Tombola bereitliegen?
- Lege mindestens 90 Minuten vor Beginn Lose, Regeln, Preisliste, Preisschilder, Kasse, Wechselgeld und Schreibmaterial bereit. Prüfe außerdem Mikrofon, Verlängerungskabel, Kartenterminal sowie Getränke und Geschirr, bevor der Einlass startet.
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