Organiser une tombola sans rien laisser au hasard

Une tombola réussie repose surtout sur un bon ordre de préparation. Commence par réserver le lieu, confirmer les horaires et vérifier les autorisations, puis lance rapidement la collecte des lots. À l’approche de l’événement, concentre-toi sur l’inscription des participants, l’étiquetage des prix, les billets et la caisse. Le jour même, prévois une installation simple, une équipe identifiée et des règles imprimées que chacun peut consulter.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer la date et les heures
3
Vérifier les autorisations requises
4
Présenter l’association
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Lancer la collecte de prix
3 personnes
10
Récupérer les prix
2 personnes
11
Enregistrer les prix
2 personnes
12
Vérifier les prix
2 personnes
13
Emballer les prix
3 personnes
14
Étiqueter les prix
2 personnes
15
Préparer les numéros de tombola
2 personnes
16
Imprimer les règles du tombola
17
Imprimer la liste des prix
18
Planifier les bénévoles
2 personnes
19
Confirmer les réservations
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager la table de tombola
2 personnes
28
Installer les lots
3 personnes
29
Aménager le point de vente
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Préparer les numéros de tombola
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Vendre des billets de tombola
3 personnes
37
Enregistrer les paiements
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Maintenir les tables et la salle en ordre
2 personnes
42
Tirer les billets gagnants
2 personnes
43
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
44
Remettre les prix
3 personnes
45
Gérer les derniers lots
2 personnes

Suivi

46
Clôturer la caisse
2 personnes
47
Emballer les prix restants
2 personnes
48
Rassembler le matériel
3 personnes
49
Trier les déchets
2 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Nettoyer le lieu
3 personnes
52
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
54
Relancer les gagnants sans prix
55
Transférer le produit
56
Archiver les gains et les reçus
57
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Jupes de tableqté 8
Tabouretsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 6

Bureau

Billets de tombolaqté 500
Urne de tombola
Caisse d'espèces
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Papier d’impression
Étiquettes de prixqté 150
Papier à en-têteqté 100

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Compositions florales de tableqté 8
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance la collecte des lots au moins 6 à 8 semaines avant la tombola. Note chaque prix dès sa réception, vérifie son état et attribue-lui un numéro avant de l’emballer.
Ne laisse pas l’impression des billets, des règles et de la liste des prix à la dernière semaine. Prépare ces documents 7 jours avant et imprime une petite réserve pour remplacer les exemplaires perdus.
Organise les lots par numéro sur une table distincte, avec les étiquettes visibles. Cette disposition réduit les erreurs au moment du tirage et évite de chercher un prix devant les participants.
Prévois la caisse avant l’ouverture : billets, espèces, terminal de paiement, calculatrices et stylos doivent être regroupés au même endroit. Désigne au moins deux bénévoles pour les paiements et le contrôle des inscriptions.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas la veille lorsque c’est possible. Le jour de la tombola, ouvre le lieu environ 2 heures avant le début pour installer les tables, tester le microphone et vérifier les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une tombola ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, d’obtenir les autorisations, de collecter les lots et de confirmer les bénévoles sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand faut-il commencer à collecter les lots pour une tombola ?: Commence au moins 6 semaines avant l’événement, et plus tôt si les lots dépendent de partenaires ou de commerces. Relance les contributeurs après 10 à 14 jours et arrête la liste définitive environ une semaine avant.
Combien de bénévoles faut-il pour une tombola ?: Pour une petite tombola, prévois au minimum 4 bénévoles : accueil et inscriptions, caisse, présentation ou tirage, et installation ou service. Ajoute une personne dès que les participants ou les lots deviennent nombreux.
Quand préparer les billets et la liste des prix ?: Prépare les numéros, les règles et la liste des prix 7 jours avant la tombola. Garde ensuite 1 à 2 heures pour vérifier les doublons, les lots manquants et la correspondance entre les billets et les étiquettes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.