Zo organiseer je een tombola zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en eventuele toestemming voordat je prijzen of uitnodigingen regelt. Daarna bouw je het plan in twee sporen op: deelnemers en opbrengst aan de ene kant, prijzen en uitvoering aan de andere. Registreer elke prijs zodra die binnenkomt en leg vooraf vast hoe loten worden verkocht, getrokken en uitgegeven. Op de dag zelf heb je vooral een duidelijke prijslijst, ingeplande vrijwilligers, gekoelde dranken en een aparte plek voor geld en administratie nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Benodigde toestemming controleren
4
Goede doel toelichten
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Prijzenwerving starten
3 personen
10
Prijzen ophalen
2 personen
11
Prijzen registreren
2 personen
12
Prijzen controleren
2 personen
13
Prijzen verpakken
3 personen
14
Prijzen labelen
2 personen
15
Tombolanummers voorbereiden
2 personen
16
Tombolaregels afdrukken
17
Prijslijst afdrukken
18
Vrijwilligers inplannen
2 personen
19
Reserveringen bevestigen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Kassageld klaarleggen
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen neerzetten
3 personen
27
Tombolatafel inrichten
2 personen
28
Prijzen uitstallen
3 personen
29
Verkooppunt inrichten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Tombolanummers klaarzetten
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen
35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Tombolaloten verkopen
3 personen
37
Betalingen registreren
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Tafels en zaal netjes houden
2 personen
42
Winnende loten trekken
2 personen
43
Winnaars controleren
2 personen
44
Prijzen uitreiken
3 personen
45
Laatste loten afhandelen
2 personen

Nazorg

46
Kassa afsluiten
2 personen
47
Overgebleven prijzen inpakken
2 personen
48
Materialen verzamelen
3 personen
49
Afval sorteren
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Winnaars zonder prijs nabellen
55
Opbrengst overmaken
56
Prijzengeld en bonnetjes archiveren
57
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Tafelrokkenaantal 8
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 6

Kantoor

Tombolalotenaantal 500
Tombolabak
Contantgeldkist
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 2
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Printpapier
Prijzenlabelsaantal 150
Briefpapieraantal 100

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelbloemstukkenaantal 8
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Start minstens 4 weken vooraf met prijzenwerving. Noteer per prijs de schenker, omschrijving en eventuele voorwaarden; zonder registratie kost het controleren en labelen op het laatste moment veel tijd.
Maak de tombolaregels en prijslijst uiterlijk 3 dagen voor het evenement definitief. Print extra exemplaren en leg de regels zichtbaar bij de verkoop en de tombolab ak.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, lotenverkoop, trekking, prijzenuitgifte en bar. Zorg dat elke post minstens 15 minuten vóór opening bezet is.
Tel het kassageld voordat de deuren opengaan en houd contant geld en pinbetalingen apart bij. Leg rekenmachines, klemborden, balpennen en een kasoverzicht op één vaste tafel.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Zet eerst tafels, stoelen en techniek neer, test microfoon en geluidsinstallatie en begin daarna pas met hapjes, dranken en decoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tombola organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, toestemming en prijzenwerving. Reserveer de laatste 3 dagen voor controleren, verpakken, labelen en afdrukken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tombola?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per vaste taak: ontvangst, lotenverkoop, trekking, prijzenuitgifte en bar. Voor een kleine tombola zijn 5 mensen voldoende; plan daarnaast 1 reserve.
Wanneer moet je tombolanummers en prijslijsten afdrukken?: Druk de nummers, regels en prijslijst uiterlijk 3 dagen vooraf af, nadat alle prijzen zijn gecontroleerd. Maak per afgiftepunt minstens 2 extra kopieën van de prijslijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een tombola op te bouwen?: Plan minstens 2 uur voor het opstellen van tafels, stoelen, verkoopplek, prijzen en geluidsinstallatie. Test microfoon en pinapparaat uiterlijk 30 minuten voor de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.