Checklist para organizar una subasta sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la recepción de piezas antes de imprimir el catálogo. Registra cada lote con un número, una fotografía y una descripción, y deja una copia de la lista para el subastador y otra para los voluntarios.
• Define las condiciones de la subasta y el método de pago antes de enviar las invitaciones. Si aceptas efectivo, prepara cambio y asigna a una persona concreta para controlar los cobros.
• Haz una prueba del micrófono inalámbrico, los altavoces, la mesa de mezclas y el portátil al menos un día antes. Comprueba también que haya cables alargadores y regletas suficientes para evitar conexiones improvisadas.
• Asigna voluntarios a funciones concretas: inscripciones, tarjetas de venta, registro de pujas, cobro y entrega de lotes. Entrega a cada equipo una lista impresa y explica el recorrido de los asistentes antes de empezar.
• No dejes para el mismo día los permisos, el seguro ni la señalización de aparcamiento. Reserva mesas, sillas y mesas plegables con antelación, y utiliza una carretilla de mano para mover lotes, cajas y material de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una subasta?

Empieza al menos 6 semanas antes de la fecha. En las primeras 2 semanas fija el lugar, redacta las condiciones, contrata al subastador y empieza a conseguir las piezas; deja la última semana para confirmar inscripciones y revisar la logística.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta?

Para una subasta pequeña, cuenta con 1 persona para las inscripciones, 2 para registrar las pujas y los lotes, 1 para los pagos y 1 coordinador, es decir, al menos 5 voluntarios. Añade apoyo para la entrega si se subastan muchos lotes.

¿Cuándo se deben numerar y fotografiar los lotes?

Numera y fotografía cada pieza cuando quede registrada, como mínimo 10 días antes de la subasta. Así puedes preparar el catálogo, imprimir las listas de lotes y detectar a tiempo cualquier pieza sin descripción o imagen.

¿Qué hay que comprobar el día antes de la subasta?

El día anterior prueba el terminal de pago, el sonido y la impresora; prepara el efectivo y el cambio; y coloca juntos los números de puja, las tarjetas de lote y las listas impresas. Reserva entre 60 y 90 minutos para esta revisión final.

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