Cómo organizar una reunión del consejo de personas mayores

Empieza por cerrar la fecha, reservar una sala accesible y definir un orden del día con tiempos realistas. Después confirma ponentes, envía las invitaciones y controla las inscripciones junto con las necesidades dietéticas y de accesibilidad. La preparación final requiere probar proyector, micrófono y sonido, imprimir participantes y nombres, y montar la sala con antelación. Así evitas que la recepción, el café o una presentación fallen justo al comenzar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Reservar la sala de reuniones
3
Establecer el orden del día y los temas
2 personas
4
Confirmar ponentes y presentaciones
2 personas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Inventariar la accesibilidad
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Pedir el catering
12
Reunir material de presentación
2 personas
13
Preparar acreditaciones
14
Imprimir la lista de participantes
15
Hacer la compra
2 personas
16
Probar la técnica
2 personas
17
Comprobar el espacio
2 personas
18
Enfriar bebidas
19
Preparar café y té
2 personas
20
Preparar aperitivos
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Montar la mesa de recepción
24
Montar la mesa de presentación
2 personas
25
Preparar tarjetas con nombres
26
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
27
Colgar señalización
28
Probar el nivel de sonido y la iluminación
2 personas

Evento

29
Atender la recepción
2 personas
30
Registrar a los participantes
2 personas
31
Coordinar abrigos y ayudas
2 personas
32
Encargarse de la inauguración
33
Explicar la agenda
34
Coordinar presentaciones
2 personas
35
Servir café y té
3 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Recoger preguntas del público
38
Preparar el espacio de descanso
2 personas
39
Montar el buffet
3 personas
40
Servir la cena
4 personas
41
Servir comidas especiales
2 personas
42
Recoger la vajilla
2 personas
43
Anotar decisiones y acciones
44
Gestionar el cierre
45
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

46
Recoger la basura
2 personas
47
Lavar la vajilla
3 personas
48
Recoger mesas y sillas
3 personas
49
Apagar la técnica
2 personas
50
Limpiar el espacio
3 personas
51
Comprobar los materiales
2 personas
52
Devolver los objetos prestados
2 personas
53
Enviar actas y acciones
54
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de reunióncant. 6
Sillascant. 45
Mesas de buffetcant. 2
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasos de técant. 50
Vasos para aguacant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cubiertos de serviciocant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 4

Oficina

Órdenes del día de las reunionescant. 45
Bloc de notascant. 45
Bolígrafoscant. 50
Tarjetas de nombrecant. 50
Listas de participantescant. 5
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 2
Pizarra de hojas
Hojas de rotafolio
Carpetas de presentacióncant. 5

Decoración

Juegos de mantelescant. 8
Carteles de mesa con nombrescant. 6
Señales direccionalescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubetas para lavarcant. 2
Esponjas de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 8
Escoba y recogedor

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala al menos 4 semanas antes; comprueba puertas, aseos, circulación y plazas para personas con movilidad reducida antes de enviar las invitaciones.
Envía la agenda junto con la invitación y fija una fecha límite de inscripción, idealmente 7 días antes. Usa ese mismo plazo para recoger dietas, necesidades de accesibilidad y datos de aparcamiento.
Calcula los tiempos de intervención y deja 10 minutos de margen por cada hora de reunión. Confirma las presentaciones y pide los archivos definitivos al menos 3 días antes.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables, regletas y cargadores. Lleva también una copia de la agenda y las presentaciones por si falla el equipo.
Llega entre 60 y 90 minutos antes para colocar mesas y sillas, preparar la recepción, poner las tarjetas con nombres y montar café, té, agua y aperitivos. Enfría las bebidas y coloca la comida según las preferencias registradas, no según suposiciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión del consejo de mayores?: Empieza 4 semanas antes para asegurar la sala, confirmar ponentes y enviar invitaciones. Cierra las inscripciones y las necesidades dietéticas o de accesibilidad 7 días antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para montar mesas, sillas, recepción, presentación y acreditaciones. Haz la prueba técnica completa el día anterior y repite una comprobación rápida al llegar.
¿Qué información debe incluir la invitación?: Incluye fecha, hora de inicio y final, dirección, aparcamiento, accesibilidad, orden del día y forma de inscripción. Pide confirmación como máximo 7 días antes, incluyendo necesidades dietéticas.
¿Cuánto café y agua hay que preparar para la reunión?: Prepara al menos 2 servicios de café o té por persona si la reunión dura media jornada, además de agua disponible durante todo el programa. Ajusta las cantidades al número de inscripciones confirmado 7 días antes.

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