Zo organiseer je een Seniorenraadbijeenkomst

Begin met de datum, vergaderruimte en agenda; die drie bepalen de rest van de voorbereiding. Bevestig daarna sprekers, presentaties en de praktische informatie die deelnemers nodig hebben, zoals parkeren en toegankelijkheid. Plan extra tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en technische controle. Op de dag zelf draait een rustige ontvangst om een duidelijke deelnemerslijst, naamkaartjes, werkende apparatuur en een ruimte waarin iedereen goed kan zitten, luisteren en zich verplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergaderruimte reserveren
3
Agenda en onderwerpen vaststellen
2 personen
4
Sprekers en presentaties bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toegankelijkheid inventariseren
10
Parkeerinformatie versturen
11
Catering bestellen
12
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
13
Naambadges voorbereiden
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Techniek testen
2 personen
17
Ruimte controleren
2 personen
18
Dranken koelen
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
24
Presentatietafel inrichten
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
26
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
28
Geluidsniveau en verlichting testen
2 personen

Event

29
Ontvangst bemannen
2 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Jassen en hulpmiddelen begeleiden
2 personen
32
Opening verzorgen
33
Agenda toelichten
34
Presentaties begeleiden
2 personen
35
Koffie en thee serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Vragen uit de zaal verzamelen
38
Pauzeruimte verzorgen
2 personen
39
Buffet opbouwen
3 personen
40
Diner serveren
4 personen
41
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
42
Servies inzamelen
2 personen
43
Besluiten en acties noteren
44
Afsluiting verzorgen
45
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Techniek uitschakelen
2 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Materialen controleren
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Notulen en acties versturen
54
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Kantoor

Vergaderagenda'saantal 45
Notitieblokkenaantal 45
Balpennenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Deelnemerslijstenaantal 5
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 2
Markeerstiftenaantal 2
Flip-over
Flip-overvellen
Presentatiemappenaantal 5

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 8
Naamtafelbordjesaantal 6
Richtingbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de agenda en onderwerpen uiterlijk twee weken vooraf vast. Bevestig sprekers en presentaties meteen daarna, zodat de laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker samen getest kunnen worden.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften in één overzicht. Stuur parkeerinformatie uiterlijk vijf dagen voor de bijeenkomst mee; controleer ook of de route naar de ruimte en de toiletten goed bereikbaar is.
Reserveer voor de ontvangst minimaal 30 minuten voorbereidingstijd. Leg de deelnemerslijst, naambadges en naamkaartjes bij de ontvangsttafel klaar en richt de vergadertafels zo in dat deelnemers elkaar en de spreker goed kunnen zien.
Regel koffie, thee en water niet pas bij binnenkomst. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vooraf klaar, koel dranken op tijd en controleer of kopjes, glazen, borden, bestek en serveerbestek compleet zijn.
Doe de laatste ruimte- en techniekcontrole minstens 60 minuten voor aanvang. Test microfoon, luidsprekers, aansluitingen, verlengkabels en stekkerdozen en leg oplaadkabels klaar; controleer daarna pas de catering en de opstelling van stoelen en tafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Seniorenraadbijeenkomst?: Begin minimaal vier weken vooraf met datum, locatie, agenda en sprekers. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen bij voorkeur vijf tot zeven dagen voor de bijeenkomst, zodat je catering en toegankelijkheid kunt afronden.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een Seniorenraadbijeenkomst?: Verstuur de uitnodiging ongeveer drie weken voor de bijeenkomst. Vraag daarin direct om aanmelding, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften en stuur parkeerinformatie uiterlijk vijf dagen vooraf als die nog niet definitief is.
Hoeveel tijd heb je nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, ontvangsttafel, presentatietafel en catering. Reserveer daarnaast nog 30 minuten voor techniek, zodat je niet tijdens de ontvangst kabels, microfoon of presentaties hoeft te herstellen.
Wat controleer je vlak voor een Seniorenraadbijeenkomst?: Controleer 60 minuten vooraf de stoelen, looproutes, naamkaartjes, deelnemerslijst, koffie en thee en alle presentatieapparatuur. Test ook microfoon, luidsprekers en de aansluiting van de laptop; leg reservekabels en oplaadkabels binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.