Organiser une réunion du conseil des seniors, étape par étape

Une réunion du conseil des seniors se prépare d’abord sur le fond, puis sur l’accueil et la logistique. Commencez par confirmer la date et la salle, avant de fixer l’ordre du jour et les intervenants. Les invitations doivent laisser le temps de recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes d’accessibilité. La veille, vérifiez la technique, les sièges, les tables et les boissons ; le jour même, prévoyez une équipe pour l’accueil et l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver une salle de réunion
3
Définir l’ordre du jour et les sujets
2 personnes
4
Confirmer les intervenants et les présentations
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recenser l’accessibilité
10
Envoyer les infos de parking
11
Commander le catering
12
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Imprimer la liste des participants
15
Faire les courses
2 personnes
16
Tester la technique
2 personnes
17
Vérifier l’espace
2 personnes
18
Refroidir les boissons
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Préparer les en-cas
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
24
Aménager la table de présentation
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
26
Préparer les documents de réunion
2 personnes
27
Installer la signalétique
28
Tester le niveau sonore et l’éclairage
2 personnes

Événement

29
Assurer l’accueil
2 personnes
30
Enregistrer les participants
2 personnes
31
Accompagner les manteaux et les accessoires
2 personnes
32
Assurer l’ouverture
33
Présenter l’ordre du jour
34
Animer les présentations
2 personnes
35
Servir le café et le thé
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Recueillir les questions de la salle
38
Aménager l’espace de pause
2 personnes
39
Monter le buffet
3 personnes
40
Servir le dîner
4 personnes
41
Servir les repas diététiques
2 personnes
42
Collecter la vaisselle
2 personnes
43
Noter les décisions et les actions
44
Assurer la clôture
45
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
49
Éteindre la technique
2 personnes
50
Nettoyer l’espace
3 personnes
51
Vérifier le matériel
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Envoyer le compte rendu et les actions
54
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Bureau

Ordres du jour de réunionqté 45
Blocs-notesqté 45
Stylos à billeqté 50
Badges nominatifsqté 50
Listes de participantsqté 5
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2
Marqueursqté 2
Paperboard
Feuilles de paperboard
Chemises de présentationqté 5

Décoration

Sets de nappesqté 8
Panneaux de table pour les nomsqté 6
Panneaux d’orientationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 8
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle avant d’envoyer les invitations, puis vérifiez qu’elle permet une circulation facile entre les tables, l’accueil et les sanitaires. Comptez aussi les places nécessaires avant de confirmer la disposition des chaises.
Finalisez l’ordre du jour et les présentations avant la rédaction des invitations. Indiquez une heure de début, une heure de fin, les modalités de stationnement et la date limite d’inscription.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dans le formulaire d’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la réunion. Ces informations arrivent souvent trop tard pour le traiteur ou l’aménagement de la salle.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs et les câbles au moins 24 heures à l’avance. Faites le test avec l’ordinateur qui servira réellement, car un adaptateur ou une rallonge manquante peut bloquer toute la présentation.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : badges nominatifs, liste imprimée, stylos et indications pratiques doivent être réunis au même endroit. Refroidissez les boissons et installez le café et le thé environ 30 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il inviter les participants ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la réunion. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de confirmer les repas, les badges et la disposition de la salle.
Quand faut-il préparer l’ordre du jour ?: Préparez une première version au moins 3 semaines avant la réunion, puis validez-la avec les intervenants 10 à 14 jours avant. Les présentations et documents doivent être récupérés au plus tard 3 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 90 minutes à 2 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la table de présentation et le buffet. Ajoutez 30 minutes pour tester la technique et corriger la disposition si nécessaire.
Quand commander le catering pour une réunion du conseil des seniors ?: Passez la commande après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant la réunion. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute et transmettez au traiteur les besoins alimentaires recensés.

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