Eine Seniorenratsversammlung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Seniorenratsversammlung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Termin, Sitzungsraum und Tagesordnung, bevor du Einladungen und Referenten festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Parkinformationen. In den letzten Tagen werden Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerliste und Technik geprüft. Plane am Veranstaltungstag genügend Zeit für Raumaufbau, Empfang, Getränke und einen vollständigen Funktionstest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Besprechungsraum reservieren
3
Agenda und Themen festlegen
2 Personen
4
Referenten und Präsentationen bestätigen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Barrierefreiheit erfassen
10
Parkinformationen versenden
11
Catering bestellen
12
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
14
Teilnehmerliste ausdrucken
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Technik testen
2 Personen
17
Raum kontrollieren
2 Personen
18
Getränke kühlen
19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
2 Personen
21
Tische aufstellen
3 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Empfangstisch einrichten
24
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
25
Namensschilder bereitlegen
26
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
27
Beschilderung anbringen
28
Lautstärke und Beleuchtung testen
2 Personen

Event

29
Empfang besetzen
2 Personen
30
Teilnehmer registrieren
2 Personen
31
Jacken und Hilfsmittel betreuen
2 Personen
32
Eröffnung betreuen
33
Agenda erläutern
34
Präsentationen betreuen
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Fragen aus dem Publikum sammeln
38
Pausenraum einrichten
2 Personen
39
Buffet aufbauen
3 Personen
40
Abendessen servieren
4 Personen
41
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
42
Geschirr einsammeln
2 Personen
43
Beschlüsse und Maßnahmen notieren
44
Abschluss organisieren
45
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

46
Abfall sammeln
2 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
49
Technik ausschalten
2 Personen
50
Raum reinigen
3 Personen
51
Materialien prüfen
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Protokoll und Maßnahmen versenden
54
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BesprechungstischeAnz. 6
StühleAnz. 45
BuffetischeAnz. 2
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2
StehtischeAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
TeegläserAnz. 50
WassergläserAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
KaffeelöffelAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationsklicker
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Büro

BesprechungsagendaAnz. 45
NotizblöckeAnz. 45
KugelschreiberAnz. 50
NamensschilderAnz. 50
TeilnehmerlistenAnz. 5
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2
MarkerAnz. 2
Flipchart
Flipchartblätter
PräsentationsmappenAnz. 5

Dekoration

TischdeckensetsAnz. 8
Namensschilder für TischeAnz. 6
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwannenAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 8
Besen und Kehrblech

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Besprechungsraum zuerst und verschicke die Einladungen erst, wenn Tagesordnung und Referenten feststehen. So vermeidest du Nachsendungen und widersprüchliche Angaben.
Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Versammlung. Erfasse dabei nicht nur die Teilnahme, sondern auch Ernährungswünsche, Unterstützungsbedarf und Hinweise zur Barrierefreiheit.
Plane den Raum nach dem Sitzungsablauf: Besprechungstische und Stühle für die Beratung, einen Empfangstisch für Namensschilder sowie einen separaten Präsentationstisch für Laptop und Unterlagen.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungs- und Ladekabel bereit und prüfe, ob alle Präsentationen tatsächlich geöffnet werden können.
Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Tassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereit. Rechne für den Empfang mit mindestens 30 Minuten Aufbauzeit und halte die gedruckte Teilnehmerliste griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Seniorenratsversammlung organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Tagesordnung. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor der Sitzung verschickt werden, damit Rückmeldungen und besondere Bedürfnisse rechtzeitig eingehen.
Wann sollte die Tagesordnung für eine Seniorenratsversammlung feststehen?: Die Tagesordnung sollte spätestens vor dem Versand der Einladungen feststehen, am besten 4 bis 5 Wochen vor dem Termin. Änderungen in den letzten 7 Tagen führen häufig zu Rückfragen und fehlenden Unterlagen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Seniorenratsversammlung?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Präsentationstechnik, Namensschilder und Getränke ein. Für einen zusätzlichen Techniktest mit Mikrofon und Lautsprechern solltest du weitere 30 Minuten reservieren.
Wann sollte man Barrierefreiheit und Ernährungswünsche abfragen?: Frage beides direkt mit der Anmeldung ab und setze dafür eine Frist etwa 7 Tage vor der Versammlung. So bleibt genug Zeit, Sitzplätze anzupassen und das Catering zu ändern.

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