Cómo organizar una noche de lotería sin improvisar
Una noche de lotería necesita más preparación que sacar las bolas y repartir cartones. Empieza por reservar la sala y revisar las condiciones del juego; después confirma participantes, premios, materiales y responsables. La víspera conviene dejar clasificados los boletos, etiquetar los premios y enfriar las bebidas. El día del evento, monta primero las mesas y la mesa del sorteo, prueba el sonido y deja una persona pendiente de la caja y el cambio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Revisar las condiciones de la lotería
- 3
Preparar la lista de premios
2 personas
- 4
Comprar premios
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Actualizar la lista de participantes
- 9
Encargar boletos y tarjetas de participación
- 10
Clasificar los boletos
2 personas
- 11
Etiquetar los premios
2 personas
- 12
Preparar el orden del sorteo
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Gestionar la caja y el cambio
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Abrir la sala
2 personas
- 19
Montar mesas
4 personas
- 20
Preparar las sillas
3 personas
- 21
Poner la mesa
3 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Montar la mesa de premios
2 personas
- 24
Preparar la mesa de sorteo
2 personas
- 25
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 26
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
- 27
Recepción de participantes
3 personas
- 28
Repartir boletos
2 personas
- 29
Registrar pagos
2 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Anunciar el sorteo
- 34
Realizar los sorteos de la lotería
3 personas
- 35
Entregar premios
2 personas
- 36
Registrar los boletos ganadores
2 personas
- 37
Cerrar los pagos finales
2 personas
- 38
Asegurar el dinero y la administración
2 personas
Seguimiento
- 39
Retirar la decoración
2 personas
- 40
Recoger la vajilla
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar la sala
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 46
Preparar los premios para los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mantelescant. 8
- Perchero
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas para servircant. 8
- Cuencoscant. 10
Equipo
- Tambor de lotería
- Bolas numeradascant. 100
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Caja registradora
Artículos de oficina
- Boletos de loteríacant. 1000
- Tarjetas de participacióncant. 100
- Bolígrafoscant. 25
- Rotuladores permanentescant. 6
- Portapapelescant. 4
- Sobrescant. 100
- Talonarios de reciboscant. 2
- Calculadorascant. 2
- Bolsitas para el dinero del premiocant. 50
Decoración
- Banner de la lotería
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Tarjetas con númeroscant. 20
Catering
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Consejos
- Cierra la lista de participantes con varios días de antelación y anota las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Así puedes calcular raciones y evitar comprar aperitivos que alguien no pueda comer.
- Prepara los premios en el orden del sorteo y etiquétalos antes de abrir la sala. Si esperas a que termine cada partida, perderás tiempo y aumentarán las confusiones al entregar el premio.
- Clasifica los boletos y las tarjetas de participación por mesa o grupo, y deja bolígrafos y portapapeles en el mismo punto. Reserva al menos 15 minutos para comprobar que no falte ningún número.
- Asigna voluntarios para tres funciones concretas: dirigir el sorteo, controlar las inscripciones y gestionar la caja. La persona que canta los números no debería estar contando dinero ni buscando premios a la vez.
- Prueba el altavoz y el micrófono cuando la sala ya esté montada, con las mesas y las sillas colocadas. Lleva cables alargadores y regletas preparados: un fallo de sonido al empezar retrasa todo el sorteo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de lotería?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, revisar las condiciones y comprar los premios. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para actualizar participantes y calcular comida y materiales.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche de lotería?
- Para un grupo pequeño, cuenta con al menos 3 voluntarios: una persona para el sorteo, otra para inscripciones y otra para la caja. Si superas las 40 personas, añade una persona para entregar premios y resolver dudas en las mesas.
- ¿Cuándo se preparan los premios y los boletos de lotería?
- Clasifica los boletos, prepara las tarjetas y etiqueta los premios el día anterior. Deja el orden del sorteo escrito y revisado al menos 30 minutos antes de abrir la sala.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para la noche?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una opción sin alcohol. Para los aperitivos, prepara aproximadamente 6 piezas por persona si habrá comida ligera durante 2 o 3 horas.
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