Einen Lottoabend Schritt für Schritt organisieren
Ein Lottoabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst sicherst du den Saal und legst Teilnahmebedingungen, Preise und Losverkauf fest. Danach folgen Anmeldungen, Lose, Helfer und Geldkasse; erst kurz vor dem Termin kümmerst du dich um Getränke, Snacks und den Aufbau. Plane die Ziehungsreihenfolge vorab und teste Lautsprecher und Mikrofon, damit die Nummern im ganzen Saal verständlich sind. Die folgenden Hinweise zeigen, wo bei einem Lottoabend besonders oft Zeit oder Übersicht verloren geht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Losbedingungen kontrollieren
- 3
Preisliste zusammenstellen
2 Personen
- 4
Preise einkaufen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Lose und Teilnahmekarten bestellen
- 10
Lose sortieren
2 Personen
- 11
Preise beschriften
2 Personen
- 12
Ziehungsreihenfolge vorbereiten
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
- 14
Kasse und Wechselgeld organisieren
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Saal öffnen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
4 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Tische eindecken
3 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Preistisch einrichten
2 Personen
- 24
Los-Tisch bereitstellen
2 Personen
- 25
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
- 27
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 28
Lose ausgeben
2 Personen
- 29
Zahlungen erfassen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Snacks servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Verlosung ankündigen
- 34
Losziehungen durchführen
3 Personen
- 35
Preise überreichen
2 Personen
- 36
Gewinnlose registrieren
2 Personen
- 37
Letzte Zahlungen abschließen
2 Personen
- 38
Geld und Unterlagen sichern
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Dekoration entfernen
2 Personen
- 40
Geschirr sammeln
3 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 43
Saal reinigen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 46
Preise für Gewinner bereithalten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- Kleiderständer
Geschirr
- TellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 100
- BestecksetsAnz. 70
- ServierplattenAnz. 8
- SchälchenAnz. 10
Ausstattung
- Losbox
- Nummerierte BälleAnz. 100
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- Geldkassette
Büromaterial
- LosnummernAnz. 1000
- TeilnahmekartenAnz. 100
- StifteAnz. 25
- Wasserfeste StifteAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 4
- UmschlägeAnz. 100
- QuittungsblöckeAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
- PreisgeldbeutelAnz. 50
Dekoration
- Losbanner
- BallonsAnz. 80
- BallonbandAnz. 2
- NummernkartenAnz. 20
Catering
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
Reinigung
- Staubsauger
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Tipps
- Reserviere den Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe vor der Einladung, wie viele Tische, Stühle und Plätze tatsächlich verfügbar sind. So stimmen Anmeldungen und Sitzordnung später überein.
- Lege spätestens 3 Wochen vor dem Abend Teilnahmebedingungen, Lospreise und Gewinnübersicht fest. Beschrifte die Preise nicht erst am Veranstaltungstag, sondern sortiere sie nach der geplanten Ziehungsreihenfolge.
- Bestelle Lose und Teilnahmekarten mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Sortiere die Lose vorab und halte Stifte, Klemmbretter, Quittungsblöcke sowie einen Taschenrechner am Los-Tisch bereit.
- Teile die Helfer für mindestens vier Aufgaben ein: Einlass und Kasse, Losverkauf, Ziehung und Preisübergabe. Plane pro Schicht eine Ersatzperson ein, damit die Ziehung nicht wegen einer fehlenden Person unterbrochen wird.
- Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle, Los-Tisch und Preistisch auf, kühle die Getränke und teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel, bevor Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Lottoabend organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Saalreservierung und den Teilnahmebedingungen. Einladungen sollten ungefähr 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Lose braucht man für einen Lottoabend?
- Plane die Anzahl der Lose nach der erwarteten Teilnehmerzahl und bestelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve. Bei 80 erwarteten Gästen wären das beispielsweise 88 Lose, sofern jede Person ein Los erhält.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Lottoabend?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Saalöffnung, Mobiliar, Tischdecken, Dekoration, Los-Tisch, Preistisch und Technik. Bei ungeprüfter Beschallung oder vielen Preisen solltest du weitere 30 Minuten einplanen.
- Was braucht man für die Kasse beim Lottoabend?
- Bereite eine Kasse mit ausreichend Wechselgeld, Quittungsblöcken, Taschenrechner und einem klaren Preisverzeichnis vor. Übergib die Kasse zu Beginn und am Ende gemeinsam mit einer zweiten Person und notiere beide Kassenstände.
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