Zo organiseer je een loterijavond zonder verrassingen

Begin een loterijavond niet met de hapjes, maar met de voorwaarden en de opzet van de trekking. Reserveer daarna de zaal, bepaal hoeveel deelnemers en prijzen je verwacht en bestel de loten en deelnamekaarten op tijd. Werk met één bijgewerkte deelnemerslijst en leg vast wie geld int, wie de trekking leidt en wie prijzen uitdeelt. Op de avond zelf draait alles om een duidelijke prijzentafel, goed werkend geluid en een gecontroleerde geldstroom.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Loterijvoorwaarden controleren
3
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
4
Prijzen inkopen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Loten en deelnamekaarten bestellen
10
Loten sorteren
2 personen
11
Prijzen labelen
2 personen
12
Trekkingvolgorde voorbereiden
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
14
Geldkist en wisselgeld regelen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Zaal openen
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Tafels dekken
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Prijstafel inrichten
2 personen
24
Trekkingstafel klaarzetten
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Loten uitgeven
2 personen
29
Betalingen registreren
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Trekking aankondigen
34
Loterijtrekkingen uitvoeren
3 personen
35
Prijzen uitreiken
2 personen
36
Winnende loten registreren
2 personen
37
Laatste betalingen afsluiten
2 personen
38
Geld en administratie veiligstellen
2 personen

Nazorg

39
Versiering verwijderen
2 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Prijzen voor winnaars klaarzetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Besteksetsaantal 70
Serveerplateausaantal 8
Schaaltjesaantal 10

Apparatuur

Loterijtrommel
Genummerde ballenaantal 100
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Geldkist

Kantoorartikelen

Loterijlotenaantal 1000
Deelnamekaartenaantal 100
Pennenaantal 25
Watervaste stiftenaantal 6
Klembordenaantal 4
Enveloppenaantal 100
Kassabonboekjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Prijzengeldzakjesaantal 50

Decoratie

Loterijbanner
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Nummerkaartenaantal 20

Catering

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Tips

Controleer de loterijvoorwaarden voordat je prijzen inkoopt. Leg ook vast hoe deelname, trekking en uitbetaling verlopen, zodat je op de avond zelf geen discussie krijgt.
Maak de prijzenlijst uiterlijk één week vooraf definitief en label iedere prijs met een nummer. Zet de prijzen daarna in dezelfde volgorde klaar als waarin je ze trekt.
Plan de vrijwilligers per taak en tijdstip: minstens één persoon voor de kassa, één voor de trekking en één voor de prijzen. Laat iedereen 30 minuten vóór de opening aanwezig zijn.
Tel het geld en wisselgeld samen met een tweede persoon. Noteer de beginstand in het kassabonboekje en gebruik een aparte geldkist voor inkomsten en prijzengeld.
Open de zaal minstens 90 minuten vóór aanvang. Test de microfoon en speaker, richt de trekkingstafel in en controleer of loterijtrommel, genummerde ballen en deelnamekaarten compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een loterijavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de zaal, loterijvoorwaarden en prijzen. Bestel loten en deelnamekaarten uiterlijk 2 weken voor de avond, zodat je tijd houdt voor sorteren en controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een loterijavond?: Reken op minimaal 3 vrijwilligers bij een kleine avond: één voor ontvangst en geld, één voor de trekking en één voor de prijzen. Bij meer dan 50 deelnemers plan je een extra persoon voor de deelnemerslijst en uitgifte.
Wanneer zet je de prijzen klaar voor een loterijavond?: Label en controleer de prijzen de dag ervoor. Richt de prijzentafel 60 tot 90 minuten vóór de opening in en houd een afvinklijst bij tijdens het uitgeven.
Hoeveel tijd heb je nodig om een loterijavond op te bouwen?: Plan minstens 90 minuten voor zaalopbouw en techniek. Tafels, stoelen en versiering kosten meestal ongeveer 45 minuten; reserveer daarna nog 15 minuten voor de geluidscheck en 30 minuten voor de loterijmaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.