Organiser une soirée tombola, étape par étape

Une soirée tombola se prépare d’abord autour des lots, des règles du tirage et du nombre de participants. Réservez la salle avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifiez les conditions applicables à la loterie. Prévoyez ensuite les tickets, les cartes de participation, la caisse et une équipe de bénévoles. Le jour J, l’ordre du tirage, la sonorisation et l’identification des lots doivent être prêts avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Vérifier les conditions de la loterie
3
Établir la liste des prix
2 personnes
4
Acheter les prix
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Commander des tickets de loterie et des cartes de participation
10
Trier les tickets de tombola
2 personnes
11
Étiqueter les prix
2 personnes
12
Préparer l’ordre du tirage
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
14
Prévoir la caisse et la monnaie
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Dresser les tables
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre en place la table des prix
2 personnes
24
Installer la table de tirage
2 personnes
25
Tester le système de sonorisation
2 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Distribuer les billets
2 personnes
29
Enregistrer les paiements
2 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Annoncer le tirage au sort
34
Effectuer les tirages de la loterie
3 personnes
35
Remettre les prix
2 personnes
36
Enregistrer les tickets gagnants
2 personnes
37
Clore les derniers paiements
2 personnes
38
Mettre en sécurité l’argent et les documents
2 personnes

Suivi

39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer la salle
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
46
Préparer les prix pour les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Nappesqté 8
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 10

Équipement

Tombola
Ballons numérotésqté 100
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Caisse

Fournitures de bureau

Billets de tombolaqté 1000
Cartes de participationqté 100
Stylosqté 25
Marqueurs indélébilesqté 6
Presse-papiersqté 4
Enveloppesqté 100
Carnets de reçusqté 2
Calculatricesqté 2
Sachets de prix en argentqté 50

Décoration

Bannière de loterie
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Cartes numérotéesqté 20

Catering

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Conseils

Commencez par la liste des lots et l’ordre du tirage. Achetez les prix assez tôt pour pouvoir les étiqueter et préparer les enveloppes ou sachets correspondants avant le jour de la soirée.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Cela vous laisse le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités de repas et de boissons.
Commandez les billets de tombola et les cartes de participation avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre attendu. Triez les tickets à l’avance et gardez stylos, marqueurs indélébiles, presse-papiers et carnets de reçus à la table d’accueil.
Attribuez chaque mission à un bénévole précis : accueil, caisse, table des prix, tirage et service. Prévoyez la monnaie avant l’ouverture et désignez une personne qui vérifie chaque numéro gagnant avant la remise du lot.
Ouvrez la salle suffisamment tôt pour installer tables, chaises, décoration et table de tirage, puis testez l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des premiers participants, car ces tâches prennent souvent plus de temps que prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée tombola ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Réservez la salle et vérifiez les conditions de la loterie au début, puis finalisez les lots et les inscriptions environ 7 jours avant la soirée.
Quand faut-il acheter les lots d’une tombola ?: Achetez-les 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de les étiqueter, de préparer l’ordre du tirage et de repérer tout lot manquant ou endommagé.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée tombola ?: Prévoyez au minimum 4 bénévoles pour une petite soirée : accueil et inscriptions, caisse, tirage et service. Ajoutez une personne dès que le nombre de participants dépasse environ 50, afin que le tirage ne bloque pas le reste de la soirée.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour d’une tombola ?: Ouvrez-la 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, dresser les tables, mettre en place les lots, refroidir les boissons et tester la sonorisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.