Cómo organizar una masterclass sin dejar cabos sueltos

Una masterclass necesita más que un ponente y una sala: hay que convertir el contenido en un programa claro y preparar cada detalle para que los participantes puedan concentrarse. Empieza por definir los objetivos de aprendizaje, confirma quién impartirá y moderará la sesión y abre las inscripciones con tiempo. Después, coordina participantes, materiales, catering y equipos. El día del evento, sigue un orden de montaje que permita probar la presentación, el sonido y la recepción antes de que llegue el primer asistente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
2
Confirmar ponente y moderador
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar la lista de participantes
7
Preparar tarjetas de nombre
8
Imprimir hojas de trabajo y evaluaciones
9
Comprobar la presentación y el vídeo
2 personas
10
Confirmar el pedido de catering
11
Confirmar las reservas
12
Hacer la compra
2 personas
13
Reunir los materiales
2 personas
14
Enfriar bebidas
15
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
16
Montar mesas y sillas
3 personas
17
Preparar el espacio de presentación
2 personas
18
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
19
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
20
Colocar los materiales de trabajo sobre las mesas
2 personas
21
Montar el punto de café y el mostrador de registro
2 personas
22
Preparar aperitivos y almuerzo
2 personas

Evento

23
Atender la mesa de recepción
2 personas
24
Registrar a los participantes
2 personas
25
Servir café y té
2 personas
26
Abrir la masterclass
27
Coordinar la presentación
2 personas
28
Guiar la dinámica y el trabajo en grupo
3 personas
29
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
30
Rellenar las bebidas
31
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
32
Montar el aperitivo de networking
2 personas
33
Servir aperitivos
2 personas
34
Montar el bufé de cena
3 personas
35
Servir la cena
3 personas
36
Facilitar conversaciones de networking abiertas
2 personas
37
Repartir formularios de evaluación
38
Cerrar la masterclass

Seguimiento

39
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
40
Recoger y separar la basura
2 personas
41
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
42
Recoger mesas y sillas
3 personas
43
Limpiar la cocina y el área de catering
2 personas
44
Limpiar la sala y los baños
2 personas
45
Contar los materiales restantes
46
Devolver el material prestado
2 personas
47
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Taburetescant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Clicker
Atril de papelógrafo
Amplificador WiFi

Oficina

Bloc de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 24
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 55
Tarjetas de nombrecant. 55
Portabadgescant. 55
Notas adhesivascant. 12
Mandos de votacióncant. 50

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 5
Pancartas con nombrescant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 60
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define el programa y los objetivos de aprendizaje antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar la duración, el nivel y los materiales que necesitarán los participantes.
Confirma al ponente, al moderador y las reservas al menos 7 días antes. Pide también la presentación y cualquier vídeo para probarlos en el portátil y el proyector con antelación.
Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas 3 o 4 días antes. Usa la lista definitiva para preparar las tarjetas de nombre, las hojas de trabajo y la cantidad de catering.
Reserva entre 60 y 90 minutos para montar la sala: coloca mesas y sillas, prepara el registro, conecta el proyector, el cable HDMI, el micrófono y los altavoces, y prueba todo antes de abrir las puertas.
Coloca los materiales de trabajo sobre las mesas y prepara el café, el té, los aperitivos y el almuerzo antes de registrar a los participantes. Deja cables alargadores, adaptadores HDMI y regletas de repuesto a mano: suelen ser lo último que falta cuando empieza la sesión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para definir el programa, confirmar al ponente y abrir las inscripciones. Deja cerrados el número de participantes, el catering y los materiales entre 3 y 7 días antes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una masterclass?: Calcula entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, recepción, café y materiales. Añade al menos 30 minutos para probar el proyector, el portátil, el vídeo, el micrófono y los altavoces.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Cierra la lista definitiva 3 o 4 días antes, especialmente si hay catering o tarjetas de nombre. Lleva una copia impresa al mostrador de registro y conserva otra versión digital.
¿Qué materiales hacen falta para una masterclass?: Prepara una hoja de trabajo, una evaluación y un bolígrafo por participante, además de tarjetas de nombre y sus portabadges. Comprueba también el día anterior que tienes proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, clicker y regletas.

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