Zo organiseer je een masterclass zonder last-minute stress

Begin een masterclass niet met de locatie of catering, maar met het resultaat dat deelnemers aan het einde moeten behalen. Leg daarna het programma, de spreker en de rol van de moderator vast. Zodra datum en ruimte geregeld zijn, volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week draait alles om controleren: presentatie, video, microfoon, deelnemerslijst, materialen en de opstelling. Zo voorkom je dat een inhoudelijk sterke sessie hapert bij registratie, techniek of pauzes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en leerdoelen vastleggen
2 personen
2
Spreker en moderator bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst controleren
7
Naamkaartjes voorbereiden
8
Werkbladen en evaluaties printen
9
Presentatie en video controleren
2 personen
10
Cateringbestelling bevestigen
11
Reserveringen bevestigen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Dranken koelen
15
Locatie en toiletten controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
17
Presentatieruimte inrichten
2 personen
18
Projector en laptop aansluiten
2 personen
19
Microfoon en geluid testen
2 personen
20
Werkmaterialen op tafels leggen
2 personen
21
Koffiepunt en registratiebalie inrichten
2 personen
22
Hapjes en lunch klaarzetten
2 personen

Event

23
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Masterclass openen
27
Presentatie begeleiden
2 personen
28
Werkvorm en groepsopdracht begeleiden
3 personen
29
Pauzehapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Vragenronde begeleiden
2 personen
32
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
33
Borrelhapjes serveren
2 personen
34
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
35
Diner serveren
3 personen
36
Open netwerkgesprekken begeleiden
2 personen
37
Evaluatieformulieren uitdelen
38
Masterclass afsluiten

Nazorg

39
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
40
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
41
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Keuken en cateringruimte schoonmaken
2 personen
44
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
45
Overgebleven materialen tellen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Clicker
Flip-overstandaard
Wifiversterker

Kantoor

Flip-overblokkenaantal 3
Stiftenaantal 24
Balpennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 55
Naamkaartjesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Plakbriefjesaantal 12
Stemapparaatjesaantal 50

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 5
Naambordjesaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de inhoudelijke lijn: noteer per onderdeel het leerdoel, de benodigde tijd en wie het begeleidt. Reserveer daarnaast 10 tot 15 minuten voor vragen en een korte evaluatie.
Bevestig spreker en moderator uiterlijk 3 weken vooraf schriftelijk. Vraag meteen om de definitieve presentatie, videobestanden en technische aansluitingen, zodat je niet op de ochtend zelf nog HDMI-kabels of adapters moet zoeken.
Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf af. Controleer namen voor naamkaartjes, verzamelde dieetwensen en het aantal werkbladen; houd bij drukwerk 5 extra sets achter de hand.
Test de presentatieruimte minimaal 1 dag vooraf met de echte laptop, projector, kabels, clicker en microfoon. Speel iedere video volledig af en controleer of het geluid ook achter in de ruimte verstaanbaar is.
Maak op de dag zelf drie duidelijke zones: registratie, koffie en presentatie. Zet werkmaterialen vóór ontvangst op tafel, koel dranken op tijd en laat de ontvangsttafel vanaf 30 minuten voor aanvang bemannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een masterclass organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met leerdoelen, datum, locatie, spreker en moderator. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig catering, reserveringen en techniek in de laatste week.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een masterclass sluiten?: Sluit de lijst 3 tot 5 dagen voor de masterclass. Dan kun je naamkaartjes, badgehouders, werkbladen, catering en dieetwensen nog zonder spoed controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een masterclass klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratiebalie, presentatieruimte, materialen en catering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de technische test en laat de ontvangst 30 minuten voor aanvang starten.
Wanneer test je de techniek voor een masterclass?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de basiscontrole op de dag zelf. Controleer laptop, projector, scherm, HDMI-aansluiting, video, microfoon, luidsprekers en stroomvoorziening in ongeveer 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.