Eine Masterclass Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Masterclass entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung im Hintergrund. Lege zuerst Lernziele und Programm fest, bestätige Referent und Moderation und öffne danach die Anmeldung. In der letzten Woche prüfst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Unterlagen und Technik. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Präsentationsraum, Kaffeepunkt und Verpflegung vor Beginn eingerichtet und getestet sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Lernziele festlegen
2 Personen
2
Referent und Moderator bestätigen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste prüfen
7
Namensschilder vorbereiten
8
Arbeitsblätter und Auswertungen drucken
9
Präsentation und Video prüfen
2 Personen
10
Cateringbestellung bestätigen
11
Reservierungen bestätigen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Materialien zusammenstellen
2 Personen
14
Getränke kühlen
15
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
16
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
17
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
18
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
19
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
20
Arbeitsmaterialien auf die Tische legen
2 Personen
21
Kaffeepunkt und Registrierungstheke einrichten
2 Personen
22
Snacks und Mittagessen bereitstellen
2 Personen

Event

23
Empfangstisch betreuen
2 Personen
24
Teilnehmer registrieren
2 Personen
25
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
26
Masterclass eröffnen
27
Präsentation moderieren
2 Personen
28
Arbeitsform und Gruppenaufgabe begleiten
3 Personen
29
Pausensnacks servieren
2 Personen
30
Getränke nachfüllen
31
Fragerunde moderieren
2 Personen
32
Netzwerkempfang vorbereiten
2 Personen
33
Snacks servieren
2 Personen
34
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
35
Abendessen servieren
3 Personen
36
Offene Netzwerkgespräche begleiten
2 Personen
37
Evaluierungsbögen verteilen
38
Masterclass abschließen

Nachbereitung

39
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
40
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
41
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
43
Küche und Cateringbereich reinigen
2 Personen
44
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
45
Übrig gebliebene Materialien zählen
46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
47
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
HockerAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Clicker
Flipchartständer
WLAN-Verstärker

Büro

Flipchart-BlöckeAnz. 3
StifteAnz. 24
KugelschreiberAnz. 60
NotizblöckeAnz. 55
NamensschilderAnz. 55
BadgehalterAnz. 55
KlebezettelAnz. 12
AbstimmgeräteAnz. 50

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 5
NamensschilderAnz. 4

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Lernzielen und Zeitplan, bevor du Einladungen verschickst. Plane pro Lernblock eine klare Dauer und reserviere zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Fragen oder Übergänge.
Bestätige Referent und Moderator spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch Präsentation, Videos, benötigte Anschlüsse und die Reihenfolge der Beiträge.
Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher ab und erfasse bis dahin Allergien sowie Ernährungswünsche. Drucke danach Namensschilder, Arbeitsblätter und Auswertungen anhand der tatsächlichen Anmeldungen.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens 60 Minuten vor Beginn. Öffne Präsentation und Videos einmal vollständig, statt nur die Startfolie zu prüfen.
Richte Registrierung und Kaffeepunkt mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Namensschilder und Schreibmaterial auf die Tische, kühle Getränke rechtzeitig und stelle Snacks oder Mittagessen erst bereit, wenn der Ablauf dafür eine feste Pause vorsieht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?: Starte mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Programm, Lernzielen und der Bestätigung von Referent und Moderator. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet bleiben, damit du Teilnehmerzahl und Verpflegung rechtzeitig planen kannst.
Wann muss die Technik für eine Masterclass getestet werden?: Führe einen vollständigen Test am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn durch. Prüfe nicht nur Projektor und Laptop, sondern auch HDMI-Adapter, Videos, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
Wie viele Unterlagen sollte ich für eine Masterclass drucken?: Drucke für jede angemeldete Person ein Arbeitsblatt, eine Auswertung und gegebenenfalls einen Notizblock oder Stift. Lege zusätzlich 2 bis 3 vollständige Sätze als Reserve bereit, falls jemand spontan teilnimmt oder Unterlagen beschädigt werden.
Wann soll ich Catering und Ernährungswünsche bestätigen?: Erfasse Ernährungswünsche bis zum Anmeldeschluss und bestätige die Cateringbestellung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Masterclass. Prüfe am Veranstaltungstag, ob die bestellten Optionen getrennt und eindeutig gekennzeichnet bereitstehen.

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