Organiser une masterclass : la méthode, étape par étape

Une masterclass réussie repose sur une progression claire, un intervenant bien préparé et une logistique vérifiée avant l’arrivée des participants. Commencez par définir les objectifs d’apprentissage et le programme, puis verrouillez les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel audiovisuel. Le jour J, l’accueil, les supports de travail et les tests techniques doivent être terminés avant la première prise de parole. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des opérations sans oublier les détails qui prennent du temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
2
Confirmer l'intervenant et le modérateur
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier la liste des participants
7
Préparer les badges nominatifs
8
Imprimer les fiches de travail et les évaluations
9
Vérifier la présentation et la vidéo
2 personnes
10
Confirmer la commande traiteur
11
Confirmer les réservations
12
Faire les courses
2 personnes
13
Rassembler le matériel
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
18
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
19
Tester le micro et le son
2 personnes
20
Placer le matériel de travail sur les tables
2 personnes
21
Aménager le point café et le bureau d'accueil
2 personnes
22
Préparer les collations et le déjeuner
2 personnes

Événement

23
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
24
Enregistrer les participants
2 personnes
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Ouvrir la masterclass
27
Animer la présentation
2 personnes
28
Animer la méthode de travail et le travail de groupe
3 personnes
29
Servir les en-cas de pause
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
32
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
33
Servir les amuse-bouches
2 personnes
34
Installer le buffet du dîner
3 personnes
35
Servir le dîner
3 personnes
36
Animer les échanges de réseautage ouverts
2 personnes
37
Distribuer les formulaires d’évaluation
38
Clôturer la masterclass

Suivi

39
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
40
Collecter et trier les déchets
2 personnes
41
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Nettoyer la cuisine et l’espace de restauration
2 personnes
44
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
45
Compter le matériel restant
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur
Chevalet de conférence
Amplificateur Wi-Fi

Bureau

Blocs pour chevaletqté 3
Marqueursqté 24
Stylos à billeqté 60
Blocs-notesqté 55
Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Post-itqté 12
Boîtiers de voteqté 50

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 5
Badges nominatifsqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les séquences d’apprentissage, les temps de pause et le rôle précis du modérateur. Les participants doivent savoir ce qu’ils vont pratiquer, pas seulement le thème de la session.
Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant la masterclass pour vérifier la liste, préparer les badges nominatifs et intégrer les besoins alimentaires à la commande traiteur. Gardez une version imprimée de la liste à l’accueil.
Testez la présentation, la vidéo, le projecteur, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et les haut-parleurs la veille. Un test rapide le matin même ne suffit pas si un élément manque ou n’est pas compatible.
Installez la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée du premier participant : tables, chaises, espace de présentation, bureau d’accueil, point café et matériel de travail doivent être en place avant l’enregistrement.
Préparez les fiches de travail et les évaluations en fonction du nombre confirmé de participants, avec quelques exemplaires supplémentaires. Placez les blocs-notes, stylos, post-it et autres supports sur les tables avant d’ouvrir les portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de confirmer l’intervenant et le modérateur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le traiteur sans urgence.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Vérifiez la liste définitive environ 3 jours avant la masterclass. Utilisez-la pour préparer les badges, imprimer les supports, confirmer les repas et organiser les places en salle.
Combien de temps avant faut-il installer une salle de masterclass ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil. Comptez ce temps pour disposer les tables et les chaises, brancher le projecteur et l’ordinateur, tester le son et préparer le café.
Que faut-il tester avant une masterclass ?: Testez la présentation, les vidéos, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et les haut-parleurs la veille, puis faites une vérification de 15 minutes le jour même. Prévoyez aussi les multiprises et rallonges nécessaires.

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