Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos

Una feria de empleo necesita coordinación entre empresas, visitantes, voluntarios y proveedores. Esta checklist reúne las tareas para fijar la fecha, confirmar a los empleadores, gestionar las inscripciones y preparar el espacio. También contempla detalles que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, acreditaciones, planos, kits para empresas y pruebas técnicas. Sigue el plan por fases y deja cerrados el programa, la distribución de puestos y las instrucciones de seguridad antes de la jornada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer reservas
Contactar a los empleadores participantes
3 personas
Registrar a los empleadores
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Recopilar información de los empleadores
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Desarrollar el plano
Confirmar a los empleadores
2 personas
Pedir el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir instrucciones de seguridad
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los kits para empleadores
3 personas
Imprimir planos
Imprimir la señalización
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar los stands de empleadores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Recibir a los empleadores
3 personas
Guiar a los empleadores hasta los stands
3 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Apoyar los stands de los empleadores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Gestionar micrófonos
Resolver dudas técnicas
2 personas
Repartir material informativo adicional
2 personas
Facilitar conversaciones tranquilas
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los empleadores
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Recoger materiales de los stands
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar agradecimientos a los empleadores
Procesar los datos de asistencia
Devolver los artículos pendientes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 110
Taburetes de barcant. 8
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Candados para portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavozcant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Cables de cargacant. 6
Mando a distancia para presentacionescant. 2
Router wifi

Decoración

Banners verticalescant. 6
Mantelescant. 32
Soportes para tarjetas de nombrecant. 35
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Fondos con logocant. 6
Tiras adhesivascant. 4
Canaletas para cablescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Rascavidrios

Catering

Compras

Artículos de papel

Folletos del programacant. 250
Planoscant. 200
Folletos para empleadorescant. 300
Formularios de inscripcióncant. 250
Formularios de evaluacióncant. 200
Bloc de notascant. 120
Sobrescant. 120
Papel para impresoracant. 2
Credencialescant. 180
Fundas para acreditacionescant. 180
Bolígrafoscant. 150
Rotuladorescant. 24
Notas adhesivascant. 24
Portapapelescant. 12
Carpetas archivadorascant. 12
Tarjetas de encuestacant. 150

Artículos de oficina

Tijerascant. 8
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Grapadorascant. 4
Cajas de grapascant. 8
Clipscant. 4
Gomas elásticascant. 4
Pegatinas de etiquetascant. 8
Bridascant. 100
Bridascant. 100
Cintas métricascant. 2
Cinta americanacant. 4
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Pizarra blanca
Bloc de rotafoliocant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de escritoriocant. 6
Lámparas nocturnascant. 4

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Señales de advertenciacant. 6
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las reservas antes de contactar a los empleadores. Cuando conozcas el espacio, podrás asignar puestos y preparar un plano realista.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para que las empresas se registren y aporten sus datos. Reserva al menos una semana para revisar la lista de participantes y confirmar quién asistirá.
Publica el formulario de inscripción de visitantes y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Entrega al catering el número actualizado y las necesidades alimentarias antes de hacer el pedido final.
Prepara acreditaciones, kits para empleadores, planos y señalización antes del montaje. Imprime copias adicionales de los planos y coloca carteles desde la entrada hasta la mesa de registro.
Prueba toda la técnica antes de abrir las puertas: portátiles, proyector, pantalla, micrófonos, altavoz, cables, adaptadores y wifi. Haz la prueba con las presentaciones reales y deja cargadores y cables de repuesto identificados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una feria de empleo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contactar y registrar a los empleadores, abrir inscripciones y cerrar el programa sin improvisaciones.
¿Cuándo hay que confirmar a las empresas participantes?: Confírmalas entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Para entonces deberían estar definidos sus puestos, la información de cada empresa, las necesidades técnicas y cualquier material que deban entregar.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de visitantes?: Cierra las inscripciones entre 3 y 7 días antes, según el aforo y el catering. Usa la lista final para preparar acreditaciones, comprobar asistentes y comunicar el número definitivo de comidas.
¿Qué hay que probar el día anterior a una feria de empleo?: Reserva entre 60 y 90 minutos para probar el proyector, la pantalla, los micrófonos, el altavoz, los portátiles, el wifi y todas las conexiones. Comprueba también las presentaciones y deja la señalización lista antes de la llegada de los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.