Checklist para organizar una jornada informativa sobre el cáncer

Una jornada informativa sobre el cáncer necesita más que un buen programa: hay que coordinar ponentes, inscripciones, accesibilidad, materiales y equipos técnicos. Empieza cerrando el tema, el horario y el recinto; después organiza la convocatoria y confirma las necesidades de los asistentes. Durante la última semana, revisa las bajas, imprime los folletos y comprueba micrófonos, proyector y señalización. Esta checklist reúne el trabajo necesario desde la planificación hasta el seguimiento posterior.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el programa y el tema
2 personas
Contactar a ponentes e informadores
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Comprobar la accesibilidad de la ubicación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar el texto de privacidad para las inscripciones
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Enviar el programa a los participantes
Solicitar presentaciones y materiales
Seleccionar folletos informativos
2 personas
Preparar la información de seguimiento
2 personas
Instruir a los moderadores de conversación
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering y las compras
2 personas
Reservar equipo técnico y micrófonos
Diseñar la señalización
Hacer tarjetas con nombres y lista de asistencia
2 personas
Enviar recordatorio a los participantes
Procesar las últimas bajas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir folletos y formularios
2 personas
Preparar las mesas de información
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas de información
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Instruir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar la sesión informativa médica
3 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la sala de conversación
3 personas
Reponer folletos informativos
2 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Mantener tranquila la sala de descanso
Realizar la presentación de la noche
2 personas
Repartir los datos de contacto para el seguimiento
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar las mesas informativas
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar folletos y materiales
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar mesas y sillas
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Compartir las presentaciones digitalmente
Responder a las solicitudes de información pendientes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mostradores de informacióncant. 6
Butacas loungecant. 6
Percheroscant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2
Destructora de papel

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Bandejascant. 12
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3

Decoración

Juegos de mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 10
Soportes para paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas para ponentescant. 10
Telones de fondo de telacant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Artículos de papel

Folletos informativoscant. 300
Folletos del programacant. 120
Tarjetas de seguimientocant. 120
Formularios de evaluacióncant. 100
Listas de asistenciacant. 6
Bloc de notascant. 100
Papel A4cant. 3
Sobrescant. 120

Artículos de oficina

Bolígrafoscant. 150
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rotuladores permanentescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 8
Notas adhesivascant. 12
Portapapelescant. 10
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Clipscant. 3
Portanombrescant. 100

Seguridad

Linternascant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Mascarillascant. 100
Delantales desechablescant. 20

Consejos

Cierra el programa y confirma a cada ponente antes de enviar las invitaciones. Pide las presentaciones y los materiales con al menos 7 días de antelación para poder revisarlos e imprimir lo necesario.
Incluye en el formulario de inscripción las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. Revisa las respuestas 5 días antes y comunica esos datos al recinto y al catering.
Haz una prueba técnica completa el mismo día, como mínimo 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables y regletas.
Prepara la recepción con tarjetas identificativas, lista de asistencia, mostrador de información y señalización visible desde la entrada. Lleva copias impresas del programa, folletos y formularios aunque también los hayas enviado por correo.
Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes con el horario, la dirección, la accesibilidad y el programa. Reserva tiempo para procesar las últimas bajas y ajustar sillas, catering, materiales y voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada sobre el cáncer?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada para dejar tiempo a las inscripciones y a la organización del catering. Envía un recordatorio final 48-72 horas antes.
¿Cuándo debo confirmar las presentaciones de los ponentes?: Solicita las presentaciones y los materiales al menos 7 días antes. Así puedes comprobar los archivos, preparar el portátil y decidir qué folletos o documentos deben imprimirse.
¿Con cuánta antelación hay que preparar la sala y el equipo técnico?: Llega como mínimo 90 minutos antes de la apertura. Ese margen permite distribuir mesas y sillas, colocar la pantalla, conectar micrófonos y altavoces y resolver fallos de cables o regletas.
¿Qué datos debo pedir en la inscripción?: Pide nombre, datos de contacto, preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Cierra la revisión de estas respuestas 5 días antes para adaptar la sala, el catering y la atención de los asistentes.

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