Qué necesitas para organizar un Día de información

Para un Día de información necesitas combinar material para las presentaciones, señalización, acreditaciones y algo de catering. La lista incluye mesas, sillas, proyectores, micrófonos, cables, folletos y menaje para servir café, bebidas y aperitivos. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja un margen para asistentes sin registro. Lo que más suele faltar a última hora son adaptadores, regletas, alargadores, tarjetas de nombre y recipientes para mantener las bebidas frías.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Expositores para folletoscant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Racimos de globoscant. 8
Banners enrollablescant. 6
Señales de orientacióncant. 10
Masilla adhesivacant. 4
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Cestas de pancant. 6
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té - 4 docenas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 botellas
- Zumo de naranja - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini panecillos para hornear - 160 unidades
- Mantequilla - 4 paquetes
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Mantequilla de hierbas - 8 tarrinas
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Picos salados - 8 bolsas
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Galletas - 12 paquetes
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Mini muffins - 160 unidades
- Galletas de mantequilla - 8 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sambal - 1 tarro
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 lata
- Ajo en polvo - 1 bote
- Servilletas - 600 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Contenedores para alimentos - 20 piezas
- Etiquetas - 2 paquetes
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Abrillantador - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Guantes de nitrilo - 3 cajas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Ambientador de baño - 4 piezas

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Registro

Mostrador de registro
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 120
Cajas para fichascant. 4

Información

Folletos informativoscant. 500
Folletos del programacant. 150
Encuestascant. 120
Portalápicescant. 8
Soportes de presentacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Rotuladorescant. 24

Consejos

Calcula dos vasos o tazas por persona si la jornada dura varias horas y añade un 10 % de reserva para roturas y asistentes adicionales.
Prepara una regleta y un alargador por cada zona con portátiles o proyectores; prueba todos los cables HDMI al menos 24 horas antes.
Imprime los programas, folletos y tarjetas de nombre entre 2 y 3 días antes. Lleva un 10 % más de tarjetas para cambios y personas que se inscriban en el último momento.
Reserva una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 sillas extra. Si habrá recepción de pie o pausas informales, incorpora mesas altas y taburetes.
Compra los aperitivos y las bebidas 1 día antes, recoge las preferencias dietéticas con la inscripción y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Qué cantidad de bebidas necesito para un Día de información?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras 3 horas, además de agua disponible durante toda la jornada. Añade un 10 % extra si la asistencia no está cerrada.
¿Cuándo debo preparar el material técnico?: Reúne portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, cables y regletas entre 24 y 48 horas antes. Haz una prueba completa en la sala el día anterior, con las presentaciones definitivas.
¿Cuántos folletos y programas tengo que imprimir?: Imprime un ejemplar por asistente confirmado y añade entre un 10 y un 15 % de margen. Si esperas 80 personas, prepara entre 88 y 92 ejemplares de cada documento.
¿Cuándo debo comprar y enfriar el catering?: Haz la compra el día anterior y confirma las cantidades con el proveedor o el equipo de catering entre 2 y 3 días antes. Pon las bebidas en las neveras al menos 4 horas antes del comienzo.

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