Checklist para organizar un espectáculo de cuentos de hadas
Un espectáculo de cuentos de hadas necesita coordinar escenario, reparto, técnica, decoración e invitados sin dejarlo todo para el último día. Esta checklist reúne 65 tareas y 96 artículos, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta cargar la decoración. El orden te ayuda a cerrar primero las decisiones que condicionan el resto: programa, inscripciones, catering, sonido, iluminación y vestuario. También incluye comprobaciones finales para que textos, cues, nombres y recorrido estén listos antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Registrar actuación
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Imprimir el programa
2 personas
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Confirmar el reparto y el equipo
Comprobar textos y cues
3 personas
Probarse los disfraces
4 personas
Reunir los accesorios
2 personas
Comprobar las piezas de decoración
2 personas
Preparar los carteles de ruta
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cargar la decoración
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Colgar el fondo
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Instalar sonido
2 personas
Probar la luz y el sonido
3 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar las mesas de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Supervisión técnica de la actuación
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
Guiar la segunda parte
3 personas
Recibir a los artistas al finalizar
2 personas
Servir el refrigerio después
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Seguimiento
Apagar la luz y el sonido
2 personas
Empaquetar los accesorios
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger el stock
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar y guardar los disfraces
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Asientos para el públicocant. 140
- Mesas plegablescant. 10
- Mesa de recepcióncant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 3
- Mesas altascant. 6
- Piezas de escenariocant. 8
Decoración
- Fondo de cuento de hadas
- Árboles decorativoscant. 4
- Flores artificialescant. 30
- Guirnaldascant. 12
- Apliques LEDcant. 8
- Faroles decorativoscant. 10
- Estrellas doradascant. 40
- Musgo artificialcant. 6
- Castillo de cuento de hadas
- Corona decorativacant. 3
- Cortinascant. 4
- Globoscant. 100
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Controlador de luces
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 100
- Platos de postrecant. 150
- Tenedores de postrecant. 150
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Bandejascant. 6
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Cubiterascant. 4
- Dispensadores de servilletascant. 4
Catering
- Compras
Material de teatro
- Cajas de atrezzocant. 4
- Varitas mágicascant. 6
- Espadas de utileríacant. 3
- Libros de cuentoscant. 4
- Espejos de manocant. 3
- Llaves decorativascant. 5
- Coronas de artecant. 6
- Joyas de fantasíacant. 2
- Caja del tesoro
- Ramos de flores artificialescant. 5
Ropa
- Vestidos de princesacant. 3
- Trajes de príncipecant. 2
- Capas de brujacant. 2
- Capas de magocant. 2
- Coronascant. 6
- Sombreros de cuentocant. 6
- Alascant. 4
- Guantescant. 8
- Fundas para disfracescant. 15
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 8
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Toallas de papelcant. 6
Registro
- Lista de visitantescant. 2
- Bolígrafoscant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Folletos del programacant. 150
- Entradascant. 150
- Portapapelescant. 4
- Caja registradora
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
Información
- Carteles de rutacant. 12
- Tarjetas con pictogramascant. 8
- Cartel de pausa
- Panel del programa
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Linternascant. 6
- Bateríascant. 24
Transporte
- Cajas de transportecant. 12
- Carros de manocant. 2
- Correas de amarrecant. 8
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el lugar y la actuación antes de enviar invitaciones. Así podrás indicar horarios reales y calcular mejor las plazas disponibles.
- Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Como referencia, confirma esos datos al menos 7 días antes del espectáculo.
- Haz una prueba técnica completa antes del día del evento: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, focos, controlador de luces, cables y regletas deben funcionar juntos.
- Revisa disfraces, accesorios, textos y cues en un único ensayo. Prepara también las tarjetas con nombres y los carteles de ruta para que reparto, voluntariado e invitados sepan dónde ir.
- Deja la compra y la carga para una fase final, pero no para la última hora: recoge los productos frescos el mismo día, enfría las bebidas con antelación y carga la decoración después de comprobar la lista.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un espectáculo de cuentos de hadas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del espectáculo. Deja al menos 7 días para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y la lista definitiva de visitantes.
- ¿Cuándo reservar el catering y la parte técnica?
- Reserva catering y técnica después de cerrar lugar, programa y aforo previsto, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Confirma cantidades y necesidades técnicas de nuevo 7 días antes.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes del espectáculo?
- Comprueba el reparto y el equipo, los textos y cues, los disfraces, los accesorios, la decoración, los carteles, las tarjetas con nombres y la lista de visitantes. Hazlo como mínimo el día anterior para poder sustituir o imprimir lo que falte.
- ¿Cuándo preparar las bebidas y los productos frescos?
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y recoge los productos frescos el mismo día. Completa la compra antes de cargar la decoración, para que los alimentos no queden olvidados durante el montaje.
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