Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del camping
Una jornada de puertas abiertas del camping necesita más coordinación que una visita informal: tendrás que ordenar las inscripciones, el aparcamiento, las visitas guiadas y las demostraciones. Empieza fijando la fecha y el programa, y cierra después permisos y proveedores. La semana del evento, convierte las inscripciones en una lista definitiva, comunica las dietas a cocina y prepara señales, acreditaciones y folletos. Así evitas improvisaciones justo cuando llegan los primeros visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el camping
- 3
Comprobar permisos
- 4
Confirmar proveedores
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Distribuir los aparcamientos
2 personas
- 11
Desarrollar el programa de actividades
2 personas
- 12
Definir la ruta de la visita guiada
2 personas
- 13
Programar demostraciones
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Crear instrucciones para voluntarios
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Elaborar la lista definitiva de asistentes
- 18
Comunicar las necesidades dietéticas a cocina
- 19
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
- 20
Imprimir folletos del programa
- 21
Preparar acreditaciones
2 personas
- 22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Sacar los materiales del almacén
3 personas
- 25
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 26
Comprobar el recinto y los sanitarios
2 personas
- 27
Probar las tiendas y la iluminación
2 personas
- 28
Cortar y revisar el terreno
2 personas
- 29
Montar las carpas
4 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 32
Colocar el cartel de la visita guiada
2 personas
- 33
Montar rincones de actividades
4 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
- 36
Preparar aperitivos
4 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 40
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 42
Atender la recepción
2 personas
- 43
Registrar a los visitantes
2 personas
- 44
Repartir folletos del programa
- 45
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Guiar visitas
3 personas
- 48
Mostrar las parcelas de camping
2 personas
- 49
Demostrar el material de camping
2 personas
- 50
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 51
Guiar el juego de campamento
2 personas
- 52
Servir aperitivos
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Comprobar los aseos durante el evento
- 56
Encender la luz
2 personas
- 57
Coordinar el programa de la noche
3 personas
- 58
Guiar la última visita
2 personas
- 59
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 60
Cerrar el bufé
2 personas
- 61
Reunir los materiales
4 personas
- 62
Clasificar residuos
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 65
Desmontar carpas y decoración
4 personas
- 66
Limpiar el recinto
3 personas
- 67
Limpiar a fondo los baños
2 personas
- 68
Volver a colocar los materiales
3 personas
- 69
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 70
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 12
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Altavoces con bateríacant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Megáfonoscant. 2
- Portátilescant. 2
- Baterías externascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 12
- Lámparas LEDcant. 10
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas de campingcant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 4
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Portanombrescant. 100
- Pizarrascant. 6
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 3
- Frisbeescant. 6
- Blancos de tirocant. 10
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Conoscant. 20
- Mantas de picniccant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Rejillas de ventilacióncant. 4
- Bandejas de serviciocant. 10
- Termoscant. 6
- Bandejas de aluminiocant. 10
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Recogedor y escobacant. 4
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 4
- Escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conos de tráficocant. 12
- Mantas ignífugascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la reserva del camping con suficiente margen para comprobar permisos y confirmar proveedores. Si esperas a tener todas las inscripciones, cualquier cambio puede dejarte sin tiempo para ajustar la visita guiada.
- Abre el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes y pide el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Cierra las respuestas entre 5 y 7 días antes para que cocina reciba una cifra definitiva.
- Define una ruta de visita con un punto de salida, una duración y un aforo por grupo. Prepara las señales de ruta y aparcamiento como mínimo el día anterior; depender solo de indicaciones verbales provoca colas en la entrada.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y entrégales instrucciones por escrito antes de la jornada. Para un grupo de hasta 50 visitantes, prevé al menos una persona para recepción, otra para aparcamiento y una por cada grupo guiado.
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y decide dónde colocar las carpas, mesas y demostraciones si llueve. Prueba el día anterior los micrófonos, altavoces, cables y regletas, y llena las neveras portátiles antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un camping?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, comprobar permisos, reservar proveedores, enviar invitaciones y abrir las inscripciones sin concentrar todas las decisiones en la última semana.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento. Después elabora la lista definitiva y comunica a cocina el número de asistentes y sus necesidades dietéticas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como referencia, asigna una persona a recepción, una al aparcamiento y una por cada grupo de visita guiada de hasta 20 o 25 personas. Para 50 visitantes, calcula al menos 4 voluntarios si las actividades se desarrollan a la vez.
- ¿Cuándo hay que preparar el material del evento?
- Saca los materiales del almacén y revisa la lista de compra el día anterior. Coloca señales, acreditaciones y folletos antes de la apertura, y prueba los equipos eléctricos y de sonido con varias horas de margen.
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