Einen Camping-Tag der offenen Tür organisieren
Ein Tag der offenen Tür auf dem Campingplatz braucht mehr als ein Programm und ein paar Biertische. Zuerst stehen Termin, Reservierung und Genehmigungen fest, danach folgen Anmeldungen, Führungsroute und Vorführungen. Plane Besucherströme, Parkplätze und Helfer so, dass Gäste nicht suchen oder warten müssen. Besonders leicht werden Ernährungswünsche, Beschilderung und die Wetteralternative zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Campingplatz reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Lieferanten bestätigen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Parkplätze einteilen
2 Personen
- 11
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 12
Führungsroute festlegen
2 Personen
- 13
Vorführungen planen
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Anweisungen für Freiwillige erstellen
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Endgültige Besucherliste erstellen
- 18
Diätwünsche an die Küche weitergeben
- 19
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
- 20
Programmhefte drucken
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Materialien aus dem Lager holen
3 Personen
- 25
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 26
Ort und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
- 27
Zelte und Beleuchtung testen
2 Personen
- 28
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 32
Führungs-Schild aufstellen
2 Personen
- 33
Aktivitätsbereiche einrichten
4 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 40
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 42
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 43
Besucher registrieren
2 Personen
- 44
Programmhefte verteilen
- 45
Parkplätze zuweisen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Führungen begleiten
3 Personen
- 48
Campingplätze vorführen
2 Personen
- 49
Campingausrüstung vorführen
2 Personen
- 50
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 51
Campingspiel begleiten
2 Personen
- 52
Snacks servieren
2 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Sanitäranlagen zwischendurch kontrollieren
- 56
Licht einschalten
2 Personen
- 57
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 58
Letzte Führung begleiten
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Buffet schließen
2 Personen
- 61
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 62
Abfall trennen
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
- 66
Gelände reinigen
3 Personen
- 67
Sanitärbereiche gründlich reinigen
2 Personen
- 68
Materialien zurückstellen
3 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- BuffetischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Akku-LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MegafoneAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- PowerbanksAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 10
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- CampingflaggenAnz. 6
- Willkommensschild
- RichtungsschilderAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 100
- KreidetafelnAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 3
- FrisbeesAnz. 6
- WurfdosenAnz. 10
- SpringseileAnz. 6
- KegelAnz. 20
- PicknickdeckenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- KühlrosteAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 6
- AluminiumschalenAnz. 10
Reinigung
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- AbsperrbandAnz. 4
- VerkehrskegelAnz. 12
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Ablauf zuerst fest und reserviere den Campingplatz frühzeitig. Teile das Programm anschließend in feste Zeitblöcke für Führungen, Vorführungen, Anmeldung und Verpflegung ein.
- Öffne das Anmeldeformular mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und erstelle spätestens 2 Tage vor der Veranstaltung eine endgültige Besucherliste.
- Plane für jeweils 10 bis 15 Gäste eine zuständige Ansprechperson oder einen Helfer ein. Gib Freiwilligen schriftliche Anweisungen mit Treffpunkt, Schichtzeit, Führungsroute und Notfallkontakt.
- Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und erneut am Veranstaltungsmorgen. Stelle Partyzelte, Sitzgelegenheiten, Beleuchtung und die Wegeführung so auf, dass Programm und Verpflegung auch bei einem Wetterumschwung funktionieren.
- Bereite Programmhefte, Namensschilder sowie Routen- und Parkschilder spätestens am Vortag vor. Fülle Kühlboxen, hole Materialien aus dem Lager und teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Megafone und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür auf dem Campingplatz planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm, Reservierung und Genehmigungen. Die Einladungen und das Anmeldeformular sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür auf dem Campingplatz?
- Plane ungefähr einen Helfer pro 10 bis 15 angemeldete Gäste ein. Zusätzlich brauchst du feste Zuständigkeiten für Anmeldung, Führungen, Vorführungen, Küche, Parkplätze und Technik.
- Wann sollte man die Besucherzahl und Ernährungswünsche an die Küche weitergeben?
- Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung oder lege ein klares Anmeldelimit fest. Übergib die endgültige Besucherzahl und alle Ernährungswünsche spätestens 2 Tage vorher an die Küche.
- Was muss man bei schlechtem Wetter für einen Camping-Tag der offenen Tür vorbereiten?
- Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und nochmals am Veranstaltungstag. Halte Partyzelte, überdachte Sitzplätze, wetterfeste Beschilderung und einen angepassten Ablauf bereit, damit Führungen und Verpflegung nicht kurzfristig ausfallen.
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