Organiser une journée portes ouvertes au camping

Une journée portes ouvertes au camping se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un accueil de public. Commencez par fixer la date, le programme et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de visiteurs déterminera les places de parking, les bénévoles, le matériel et les besoins alimentaires. Les oublis les plus fréquents concernent la signalétique, les démonstrations et la préparation des équipements la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le terrain de camping
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer les fournisseurs
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les places de parking
2 personnes
11
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
12
Définir le parcours de la visite
2 personnes
13
Planifier les démonstrations
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Créer les instructions pour les bénévoles
16
Vérifier les prévisions météo
17
Établir la liste définitive des visiteurs
18
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
19
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
20
Imprimer les programmes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Sortir le matériel de l’entrepôt
3 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Vérifier le lieu et les sanitaires
2 personnes
27
Tester les tentes et l’éclairage
2 personnes
28
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Installer le panneau de visite
2 personnes
33
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Tester le son et le micro
2 personnes
40
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
44
Distribuer les programmes
45
Attribuer les places de parking
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Accompagner les visites guidées
3 personnes
48
Présenter les emplacements de camping
2 personnes
49
Présenter le matériel de camping
2 personnes
50
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
51
Animer le jeu de camping
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les sanitaires entre-temps
56
Allumer la lumière
2 personnes
57
Encadrer le programme du soir
3 personnes
58
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

60
Fermer le buffet
2 personnes
61
Rassembler le matériel
4 personnes
62
Trier les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
66
Nettoyer le site
3 personnes
67
Nettoyer les sanitaires en profondeur
2 personnes
68
Remettre le matériel en place
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12
Lampes LEDqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de campingqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 6
Lancer de boîtesqté 10
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Couvertures de pique-niqueqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Grilles de refroidissementqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6
Plateaux en aluminiumqté 10

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant d’envoyer les invitations : prévoyez une durée de 30 à 45 minutes par visite et indiquez clairement les points de départ, d’attente et de sortie.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite située 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires et d’établir la liste définitive des visiteurs.
Prévoyez au moins 1 bénévole par point d’accueil ou de démonstration, puis rédigez des consignes simples sur les horaires, le parcours et les réponses à donner aux visiteurs.
Vérifiez la météo 48 heures avant, mais préparez quand même une solution couverte avec les tentes de réception, les tables et les chaises. Les démonstrations et l’accueil ne doivent pas dépendre d’un sol sec.
La veille, sortez le matériel, imprimez les programmes, préparez les badges et remplissez les glacières. Testez aussi les rallonges, multiprises, microphones sans fil et enceintes sur batterie avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au camping ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, les fournisseurs, les invitations et l’ouverture des inscriptions doivent être réglés pendant les 3 premières semaines.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Fermez-les environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les visiteurs, les besoins alimentaires, les places de parking et les quantités à transmettre à la cuisine.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes au camping ?: Comptez 1 bénévole par point fixe, plus 1 personne chargée de coordonner l’ensemble. Pour 4 zones de visite et 1 accueil, prévoyez donc au minimum 6 personnes afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Quand préparer les panneaux et les badges nominatifs ?: Préparez-les la veille, après avoir établi la liste définitive des visiteurs. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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