Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de la estación
Una jornada de puertas abiertas de una estación necesita más coordinación que una simple visita. Empieza por definir el recorrido y el programa, y después organiza las inscripciones, los permisos, los voluntarios y el catering. La recepción, la señalización y las visitas guiadas deben estar listas antes de abrir las puertas. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a evitar fallos habituales, como no probar la técnica o dejar para el último día la información para visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Publicar el formulario de inscripción
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Programar visitas guiadas
2 personas
- 6
Programar a los voluntarios
2 personas
- 7
Reservar el catering
- 8
Comprobar permisos
- 9
Definir el programa final
2 personas
- 10
Diseñar la señalización
- 11
Preparar los paneles informativos
2 personas
- 12
Revisar las rutas de visita guiada
2 personas
- 13
Probar la técnica
2 personas
- 14
Comprobar el inventario
2 personas
- 15
Imprimir la información para visitantes
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Preparar las presentaciones
2 personas
- 18
Recoger las llaves
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Inspeccionar el lugar
3 personas
- 22
Despejar la entrada
2 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 26
Montar los puestos de información
4 personas
- 27
Montar exposiciones
4 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Colocar la señalización
3 personas
- 30
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 31
Conectar la iluminación
2 personas
- 32
Preparar el buffet de catering
4 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
- 34
Preparar el material de la visita guiada
2 personas
- 35
Realizar el control de seguridad
3 personas
- 36
Informar a los voluntarios
3 personas
Evento
- 37
Atender la mesa de registro
2 personas
- 38
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 39
Repartir el programa
2 personas
- 40
Atender los puestos de información
6 personas
- 41
Guiar visitas
6 personas
- 42
Ofrecer demostraciones
3 personas
- 43
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 44
Atender el rincón fotográfico
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer el bufé
2 personas
- 49
Recoger la vajilla
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
2 personas
- 52
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
- 53
Anunciar el programa de la noche
- 54
Guiar la última visita
3 personas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 56
Recoger objetos perdidos
- 57
Cerrar catering
3 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar los puestos de información
4 personas
- 59
Desmontar exposiciones
4 personas
- 60
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Clasificar residuos
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
- 67
Retirar la señalización
3 personas
- 68
Inventariar materiales
2 personas
- 69
Devolver el material prestado
2 personas
- 70
Refrigerar los sobrantes
- 71
Archivar la lista de registro
- 72
Gestionar objetos perdidos
- 73
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 6
- Paragüeroscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 20
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Jarras refrigerantescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzascant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 4
- Toallascant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Iluminación ambientalcant. 6
- Bateríascant. 24
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Walkie-talkiescant. 8
- Protección auditivacant. 20
Información
- Paneles informativoscant. 12
- Folletos del programacant. 500
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 10
- Carteles direccionalescant. 20
- Rotuladorescant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 200
Actividades infantiles
- Libros para colorearcant. 200
- Lápices de colorescant. 40
- Rotuladorescant. 40
- Puzlescant. 6
- Colchonetas de juegocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el programa y las rutas de visita guiada. Con esa información podrás programar los grupos, preparar las presentaciones y calcular cuántos voluntarios necesitas en cada franja.
- Publica el formulario de inscripción con antelación y recoge las preferencias dietéticas desde el principio. Usa las inscripciones cerradas para reservar el catering y preparar acreditaciones sin trabajar con estimaciones.
- Comprueba los permisos antes de anunciar el programa definitivo. También conviene inspeccionar la estación con tiempo para despejar la entrada, marcar las zonas de paso con postes separadores o cinta de balizamiento y decidir dónde colocar la recepción.
- Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación rápida: portátil, proyector, pantallas, altavoces, micrófonos, soportes, cables alargadores y regletas. Repite la prueba en el lugar previsto y deja preparado un plan si falla una presentación.
- Monta la recepción y las zonas de atención antes de que lleguen los primeros visitantes. Coloca el mostrador, mesas, sillas, percheros y paragüeros, enfría las bebidas y deja impresas la información, las acreditaciones y la señalización.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una estación?
- Empieza al menos 6 semanas antes para comprobar permisos, publicar las inscripciones y reservar el catering. Deja la última semana para confirmar voluntarios, rutas, materiales y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para programar las visitas guiadas, preparar las acreditaciones, calcular el catering e imprimir la información para visitantes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para las visitas guiadas?
- Asigna como mínimo 1 persona responsable por cada grupo y añade 1 persona en recepción por cada turno de llegada. El número final depende del tamaño de los grupos, la duración del recorrido y cuántas visitas se realizan a la vez.
- ¿Cuándo hay que probar la presentación y el equipo técnico?
- Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes y otra comprobación el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir. Revisa conexiones, sonido, proyección y baterías de los micrófonos.
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