Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la iglesia

Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y algunas invitaciones. Hay que coordinar el recorrido, la capacidad de los espacios, las inscripciones y los voluntarios que recibirán a los visitantes. También conviene dejar preparados el programa musical, las actividades infantiles, la información sobre alérgenos y el material audiovisual. Esta checklist reúne 78 tareas y 61 artículos para avanzar en el orden correcto y detectar a tiempo lo que suele quedar para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Determinar espacios y capacidad
2 personas
Hacer reservas para espacios adicionales
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en la página web
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar guías
Registrar el programa musical
2 personas
Definir las actividades infantiles
2 personas
Preparar paneles informativos
2 personas
Diseñar la ruta de las visitas guiadas
2 personas
Comprobar los datos de contacto de los servicios de emergencia
Comprobar el stock de vajilla
Comprobar el suministro de limpieza
Cerrar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Preparar acreditaciones
Imprimir la lista de asistencia
Dejar listos los folletos informativos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar paneles informativos
2 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Colocar carteles de visita guiada
2 personas
Montar el guardarropa
Colocar cubos de basura
2 personas
Repasar el programa
5 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir folletos del programa
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Hacer una visita guiada por la iglesia
3 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Dar una breve presentación
2 personas
Realizar el programa musical
4 personas
Anunciar el programa de la noche
Servir la cena
4 personas
Reponer el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Repartir la información final

Seguimiento

Hacer la ronda final por el edificio
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Comprobar el catering restante
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Percheroscant. 2
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 120
Números de mesacant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Catering

Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Actividades infantiles

Libros para colorearcant. 150
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Delantalescant. 10
Tijeras de manualidadescant. 10
Barras de pegamentocant. 20
Papel de colorescant. 10
Pegatinas para manualidadescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 3
Escobillas de bañocant. 3

Información

Paneles informativoscant. 8
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Papel para escribircant. 500
Pegatinas de flechascant. 40

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la capacidad de cada espacio con varias semanas de margen. Así puedes reservar salas adicionales antes de enviar las invitaciones y evitar que una visita guiada supere el aforo disponible.
No esperes a la última semana para repartir funciones: asigna voluntarios y guías cuando empiecen las inscripciones. Prepara también una ruta de visitas con tiempos definidos y un punto claro de recepción.
Controla las inscripciones junto con las preferencias dietéticas. Dos o tres días antes, revisa la lista final y deja visible la información sobre alérgenos junto a los aperitivos y las bebidas.
Haz una comprobación técnica el día anterior: micrófonos, altavoces, portátil, proyector, cables alargadores y regletas. Prueba todo en el espacio donde se usará, no solo en una mesa de preparación.
Reserva tiempo para la puesta a punto final: enfría las bebidas, revisa los productos refrigerados y confirma que hay vajilla y productos de limpieza suficientes. Las mesas, sillas, percheros y mesas plegables deben estar colocados antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de la iglesia?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar espacios, diseñar las invitaciones y organizar la promoción. Deja la compra, la refrigeración de bebidas y la preparación de aperitivos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Asigna como mínimo 1 persona para la recepción, 1 guía por cada grupo de visita y 1 responsable de apoyo por cada zona activa. Confirma los turnos al menos 7 días antes y prepara una persona de reserva para cubrir ausencias.
¿Cuándo deben enviarse las invitaciones y abrirse las inscripciones?: Envía las invitaciones y publica la información unas 3 o 4 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para poder asignar guías, revisar aforos y recoger las preferencias dietéticas.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la jornada?: Revisa el aforo y el recorrido, prueba el micrófono, los altavoces y el proyector, y confirma mesas, sillas, vajilla y productos de limpieza. También enfría las bebidas y deja preparada la información sobre alérgenos entre 12 y 24 horas antes.

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