Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una asociación de carnaval

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el público sabe qué ocurrirá, cuánto durará y cómo puede participar. Empieza fijando la fecha, el programa y la sede; después ordena permisos, difusión e inscripciones. Con las respuestas de los asistentes puedes calcular comida, bebidas y voluntarios, en lugar de improvisar el mismo día. El montaje debe dejar lista la recepción, la visita guiada, las actividades y el bar antes de que llegue la primera persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Diseñar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios para la recepción
2 personas
10
Asignar voluntarios para el bar
2 personas
11
Asignar voluntarios a actividades
2 personas
12
Gestionar la música y la lista de reproducción
13
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
14
Preparar la visita guiada
2 personas
15
Elegir las actividades de carnaval
3 personas
16
Inventariar los suministros
2 personas
17
Cerrar la lista de compras
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Comprobar inventario y caducidad
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Imprimir la ruta y la señalización
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
27
Montar el punto de café y té
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Montar el photocall
2 personas
30
Preparar las actividades
3 personas
31
Montar la mesa de información
2 personas
32
Colocar la señalización
2 personas
33
Probar el equipo de sonido
2 personas
34
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
35
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

36
Atender la recepción de visitantes
2 personas
37
Dar información sobre la asociación
2 personas
38
Guiar visitas
2 personas
39
Guiar las actividades de carnaval
3 personas
40
Servir aperitivos
2 personas
41
Servir las bebidas
3 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Reponer café y té
2 personas
44
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
45
Vaciar los contenedores de basura
46
Anotar inscripciones y datos de contacto
47
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

48
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
49
Lavar la vajilla
3 personas
50
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
51
Recoger mesas y sillas
4 personas
52
Desmontar la decoración y los materiales
3 personas
53
Limpiar la sala y los sanitarios
3 personas
54
Retirar los residuos
2 personas
55
Devolver los materiales
2 personas
56
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de café reutilizablescant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Catering

Compras

Decoración

Banderas de carnavalcant. 20
Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 20
Cañones de confeticant. 12
Mantelescant. 12
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Máscaras decorativascant. 20
Guirnaldas luminosascant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4
Freidorascant. 2
Hornear para heladocant. 4
Megáfono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papelelerascant. 6
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6

Material deportivo

Juego de lanzamiento de aros
Juego de lanzamiento de latas
Conoscant. 20
Aroscant. 6
Cartas de juegocant. 4
Mesa de premios
Premios pequeñoscant. 40

Información

Carteles del programacant. 4
Folletos informativoscant. 150
Formularios de inscripcióncant. 100
Bolígrafoscant. 20
Credencialescant. 50
Carteles direccionalescant. 12

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Cubrecablescant. 6
Linternascant. 4

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de anunciar nada. Reserva la sala y comprueba los permisos o notificaciones necesarios con varias semanas de margen, porque un cambio de sede afecta a invitaciones, horarios y señalización.
Abre las inscripciones con un plazo concreto y pregunta por preferencias dietéticas desde el primer formulario. Usa el número confirmado para calcular vasos, platos, aperitivos y bebidas, dejando una pequeña reserva sin comprar para una multitud hipotética.
Divide el voluntariado por puestos y turnos: recepción, bar y actividades necesitan responsables distintos. Para una jornada de cuatro horas, prepara al menos dos personas en recepción al inicio y un responsable del bar durante todo el servicio.
Publica un horario fácil de seguir y prepara la visita guiada antes de decorar. Imprime la ruta y coloca la señalización en la entrada, las mesas informativas y los puntos donde el público deba cambiar de sala.
Haz el inventario y revisa fechas de caducidad antes de cerrar la compra. El día anterior enfría las bebidas, prepara aperitivos y agrupa materiales por zona; así no acabarás buscando alargadores, regletas o el micrófono cuando ya haya visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de carnaval?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la sede y revisa permisos al principio; deja las invitaciones y el anuncio para cuando la fecha, el horario y el programa estén confirmados.
¿Cuánto dura una jornada de puertas abiertas de una asociación de carnaval?: Un formato de 3 a 4 horas suele permitir recibir al público, hacer una visita guiada y ofrecer actividades sin correr. Reserva los primeros 30 minutos para la llegada y deja al menos 15 minutos entre bloques para cambios y preguntas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y comprar la comida?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes, para poder contar asistentes y preferencias dietéticas. Haz la compra principal 2 o 3 días antes y revisa el inventario y los productos perecederos el día anterior.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Para una jornada de hasta 50 visitantes simultáneos, calcula al menos 5 personas: 2 en recepción al comienzo, 1 en el bar y 2 para actividades o la visita. Organízalos en turnos si el evento dura más de 4 horas.

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