Tag der offenen Tür im Karnevalsverein planen
Ein Tag der offenen Tür im Karnevalsverein braucht mehr als ein buntes Programm. Du musst früh klären, wann und wo die Veranstaltung stattfindet, welche Meldungen nötig sind und wie Besucher durch den Verein geführt werden. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helferplan und Einkauf. Plane den Aufbau so, dass Eingang, Bar, Aktivitäten und Führung vor dem Einlass fertig sind. Besonders oft fehlen am Ende Beschilderung, gekühlte Getränke oder zuständige Personen für einzelne Bereiche.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 4
Einladungen gestalten
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Tag der offenen Tür online ankündigen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige für den Empfang einteilen
2 Personen
- 10
Freiwillige für die Bar einteilen
2 Personen
- 11
Freiwillige für Aktivitäten einteilen
2 Personen
- 12
Musik und Playlist organisieren
- 13
Programm und Zeiten ausarbeiten
2 Personen
- 14
Führung vorbereiten
2 Personen
- 15
Karnevalsaktivitäten auswählen
3 Personen
- 16
Bedarf erfassen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Bestände und Haltbarkeit überprüfen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Route und Beschilderung drucken
- 23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 24
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 27
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Fotowand aufbauen
2 Personen
- 30
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 31
Infotisch einrichten
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Tonanlage testen
2 Personen
- 34
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 36
Empfang der Besucher betreuen
2 Personen
- 37
Informationen über den Verein geben
2 Personen
- 38
Führungen begleiten
2 Personen
- 39
Karnevalsaktivitäten begleiten
3 Personen
- 40
Snacks servieren
2 Personen
- 41
Getränke servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 44
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
- 45
Mülleimer leeren
- 46
Anmeldungen und Kontaktdaten notieren
- 47
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Bar und Küche reinigen
3 Personen
- 51
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 52
Dekoration und Materialien abbauen
3 Personen
- 53
Saal und Sanitärbereiche reinigen
3 Personen
- 54
Abfall entsorgen
2 Personen
- 55
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationstischeAnz. 3
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- PartyzelteAnz. 2
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Dekoration
- KarnevalsfahnenAnz. 20
- BallonsAnz. 200
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 20
- KonfettikanonenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
- Dekorative MaskenAnz. 20
- Leuchtende GirlandenAnz. 6
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- FritteusenAnz. 2
- EisschalenAnz. 4
- Handmegafon
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- HandfegerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
Sportmaterial
- Ringwurfspiel
- Blechwurfsatz
- KegelAnz. 20
- ReifenAnz. 6
- SpielkartenAnz. 4
- Preisetisch
- Kleine PreiseAnz. 40
Informationen
- ProgrammschilderAnz. 4
- InformationsbroschürenAnz. 150
- AnmeldeformulareAnz. 100
- StifteAnz. 20
- NamensschilderAnz. 50
- WegweiserAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Rutschfeste MattenAnz. 6
- KabelabdeckungenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Tipps
- Lege Datum, Programm und Zeitplan zuerst fest und reserviere den Saal, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe außerdem früh, ob Genehmigungen oder Meldungen erforderlich sind, damit die Veranstaltung nicht kurzfristig umgeplant werden muss.
- Plane für Empfang, Bar und Aktivitäten jeweils feste Helfer mit Schichtzeiten ein. Übergib die Aufgaben spätestens einige Tage vorher und kläre, wer bei Ausfällen einspringt.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend in einer Liste. Bestätige die erwartete Personenzahl spätestens eine Woche vor dem Termin, damit Snacks, Teller und Getränke nicht nach Gefühl eingekauft werden.
- Bereite die Führung und die Karnevalsaktivitäten mit einer klaren Reihenfolge vor. Drucke Route und Beschilderung vorab aus und bringe Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Kühlboxen gesammelt zum Veranstaltungsort.
- Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere Eingang und Saal, stelle Tische und Stühle auf, dekoriere erst danach und kühle die Getränke so früh wie möglich.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Karnevalsverein planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Genehmigungen. Einladungen und Online-Ankündigung sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, zwei für die Bar und je nach Aktivitäten weitere Betreuungspersonen ein. Bei mehreren Stationen sollte jede Station während der gesamten Öffnungszeit besetzt sein, statt Helfer gleichzeitig doppelt einzuplanen.
- Wann soll man Getränke und Snacks für den Tag der offenen Tür einkaufen?
- Den Hauptkauf erledigst du 1 bis 2 Tage vorher und prüfst dabei Haltbarkeit und vorhandene Bestände. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Einlass in Kühlboxen oder Kühlschränke gestellt werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Karnevalsverein?
- Rechne für Saal, Eingang, Beschilderung, Technik, Tische, Stühle und Dekoration mit mindestens 2 Stunden. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen Rundgang ein, bei dem Strom, Mikrofon, Lautsprecher, Bar und Führungsroute geprüft werden.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!