Organiser une journée portes ouvertes d’association carnavalesque
Pour réussir une journée portes ouvertes carnavalesque, commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de communiquer. Enchaînez ensuite les autorisations, les invitations et les inscriptions, puis répartissez les bénévoles entre accueil, bar et activités. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les stocks, les horaires et l’installation. Prévoyez aussi un plan simple pour guider les visiteurs dès l’entrée et éviter les files d’attente.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
3 personnes
- 2
Réserver le lieu et la salle
- 3
Vérifier les autorisations et les déclarations
- 4
Concevoir les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Répartir les bénévoles à l'accueil
2 personnes
- 10
Répartir les bénévoles au bar
2 personnes
- 11
Répartir les bénévoles dans les activités
2 personnes
- 12
Gérer la musique et la playlist
- 13
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
- 14
Préparer la visite guidée
2 personnes
- 15
Choisir les activités de carnaval
3 personnes
- 16
Inventorier les fournitures
2 personnes
- 17
Finaliser la liste de courses
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
3 personnes
- 22
Imprimer l'itinéraire et la signalétique
- 23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 24
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
- 27
Installer le point café et thé
2 personnes
- 28
Suspendre la décoration
3 personnes
- 29
Monter le mur photo
2 personnes
- 30
Préparer les activités
3 personnes
- 31
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 32
Installer la signalisation
2 personnes
- 33
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 34
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 36
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
- 37
Fournir des informations sur l’association
2 personnes
- 38
Accompagner les visites guidées
2 personnes
- 39
Encadrer les activités de carnaval
3 personnes
- 40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 41
Servir les boissons
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 44
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
- 45
Vider les poubelles
- 46
Noter les inscriptions et les coordonnées
- 47
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 48
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 49
Faire la vaisselle
3 personnes
- 50
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
- 51
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 52
Démonter la décoration et le matériel
3 personnes
- 53
Nettoyer la salle et les sanitaires
3 personnes
- 54
Évacuer les déchets
2 personnes
- 55
Rapporter le matériel
2 personnes
- 56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d’informationqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 100
- Tabourets de barqté 6
- Tentes de réceptionqté 2
- Porte-manteauxqté 3
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 120
- Tasses à café réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Catering
- Courses
Décoration
- Drapeaux de carnavalqté 20
- Ballonsqté 200
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 20
- Canons à confettisqté 12
- Nappesqté 12
- Mur photo
- Accessoires photoqté 20
- Masques décoratifsqté 20
- Guirlandes lumineusesqté 6
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Friteusesqté 2
- Bacs à glaceqté 4
- Mégaphone à main
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Petits bolsqté 12
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 20
- Bacs de rangementqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Balais à mainqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 6
Matériel de sport
- Jeu de lancer d’anneaux
- Jeu de lancer de boîtes
- Cônesqté 20
- Cerceauxqté 6
- Cartes de jeuqté 4
- Table des prix
- Petits prixqté 40
Informations
- Panneaux du programmeqté 4
- Brochures d’informationqté 150
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Stylosqté 20
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux indicateursqté 12
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Tapis antidérapantsqté 6
- Caches-câblesqté 6
- Lampes de pocheqté 4
Conseils
- Bloquez le lieu et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la date. Une journée portes ouvertes nécessite souvent plus que la réservation d’une salle : contrôlez aussi les conditions d’accueil et les éventuelles déclarations.
- Publiez le programme avec des horaires précis et une date limite d’inscription. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que de devoir les recueillir individuellement la veille.
- Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, avec une personne référente pour l’accueil, le bar et chaque activité. Prévoyez une relève : les mêmes bénévoles ne peuvent pas tenir un poste pendant toute la journée.
- Faites l’inventaire 7 jours avant, puis les courses après avoir comparé les quantités disponibles et les dates de péremption. Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas suffisamment tôt pour ne pas abandonner l’accueil au dernier moment.
- Installez l’entrée, les tables, les chaises, la signalétique et le matériel audio avant l’arrivée du public. Testez le microphone, les enceintes, les rallonges et les multiprises pendant l’installation, pas au début de la présentation.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes carnavalesque ?
- Commencez la préparation 6 à 8 semaines avant l’événement. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations et fixez le programme, puis lancez les invitations et l’annonce en ligne.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la date et prévoyez une relance 7 à 10 jours avant. Indiquez clairement les horaires, l’adresse, les activités et la date limite d’inscription.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 2 au bar et 1 bénévole par activité en cours. Ajoutez une relève pour chaque poste sur les créneaux de 2 heures, ainsi qu’une personne responsable de la coordination.
- Quand préparer les boissons et les encas ?
- Vérifiez les stocks et les dates 7 jours avant, faites les courses quelques jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Préparez les encas le jour même, en gardant une marge d’au moins 60 minutes avant l’ouverture.
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