Checklist para organizar el Festival del puerto

Organizar el Festival del puerto requiere coordinar permisos, música, actividades acuáticas, comida y seguridad en un mismo recinto. Empieza confirmando la fecha y la ubicación, y deja cerradas las reservas de material con antelación. Después asigna responsables, informa a los vecinos y prepara un plano claro del puerto. El día del festival, revisa el tiempo, inspecciona el recinto y termina el montaje antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Hacer reservas de material
Registrar el programa musical
2 personas
Registrar las actividades de deportes acuáticos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los vecinos del puerto
Comprobar la ruta de tráfico
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Hacer el plano
2 personas
Poner el programa en los paneles informativos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar el material
3 personas
Imprimir los contactos de emergencia
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar las barreras
3 personas
Colocar señales de seguridad
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Marcar la zona del escenario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar puntos de comida y bebida
3 personas
Preparar el material de deportes acuáticos
4 personas
Comprobar los chalecos salvavidas
2 personas
Colocar el botiquín de primeros auxilios
Comprobar los baños
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Presentar el programa
Registrar a los participantes
2 personas
Dar instrucciones de deportes acuáticos
3 personas
Entregar el material de deportes acuáticos
3 personas
Guiar las actividades acuáticas
5 personas
Poner música
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños de vez en cuando
2 personas
Comprobar la orilla
2 personas
Recoger el material de deportes acuáticos
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Comprobar el nivel de iluminación
2 personas
Servir la última ronda
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Apagar la música

Seguimiento

Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Limpiar el material de deportes acuáticos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Bancos de terrazacant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 120
Tazones para sopacant. 40
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de deshuesar del chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Banderas del puertocant. 12
Mantelescant. 14
Globoscant. 100
Jardinerascant. 8

Material deportivo

Chalecos salvavidascant. 30
Remeroscant. 12
Tabla de paddle surfcant. 8
Bidones impermeablescant. 6
Conoscant. 20
Líneas de delimitacióncant. 4
Cuerdas de lanzamientocant. 6
Walkie-talkies impermeablescant. 6
Boyas de natacióncant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 12

Información

Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Comprueba los permisos y la ruta de tráfico al menos 4 semanas antes. Si habrá actividades deportivas acuáticas, registra también ese programa y confirma sus responsables.
Cierra las reservas de carpas, mesas, sillas y equipo de sonido con 3 semanas de margen. Comprueba el material cuando llegue, no durante el montaje del mismo día.
Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas 10 días antes para calcular las compras. Deja los productos frescos para el último día y llena las neveras portátiles justo antes de abrir.
Asigna voluntarios con 7 días de antelación y entrega los contactos de emergencia impresos. Cada zona debe tener una persona responsable durante todo el horario del festival.
Coloca las barreras, señales de seguridad, carpas, mesas y sillas siguiendo el plano antes de que llegue el público. Publica el programa en los paneles informativos y revisa la previsión del tiempo la mañana del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Festival del puerto?: Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar la fecha, la ubicación, los permisos y la ruta de tráfico. Las reservas de material y el programa musical deberían quedar cerrados unas 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del Festival del puerto?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del festival. Cierra las inscripciones aproximadamente 10 días antes para conocer el número de asistentes y sus preferencias dietéticas.
¿Qué se necesita preparar el día antes del festival?: El día anterior conviene revisar el material, preparar la compra y dejar listos el plano, las señales y los contactos de emergencia. Los productos frescos y las neveras portátiles se preparan el mismo día.
¿Cuándo se monta el recinto del Festival del puerto?: Haz la inspección del recinto antes de comenzar y completa el montaje varias horas antes de la llegada del público. Coloca primero las barreras y señales de seguridad, y después las carpas, mesas y sillas.

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