Zo organiseer je een open dag voor je carnavalsvereniging
Een open dag van een carnavalsvereniging vraagt om een duidelijke volgorde: leg eerst datum, locatie en programma vast en regel daarna vergunningen, uitnodigingen en vrijwilligers. Werk met aparte aanspreekpunten voor ontvangst, bar en activiteiten. Plan de rondleiding en carnavalsactiviteiten ruim vóór de boodschappen, zodat je precies weet welke materialen en hoeveel catering nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare entree, een strak tijdschema en een korte controle van zaal, techniek en voorraad.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
3 personen
- 2
Locatie en zaal reserveren
- 3
Vergunningen en meldingen controleren
- 4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Open dag online aankondigen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
2 personen
- 10
Vrijwilligers voor bar indelen
2 personen
- 11
Vrijwilligers voor activiteiten indelen
2 personen
- 12
Muziek en afspeellijst regelen
- 13
Programma en tijden uitwerken
2 personen
- 14
Rondleiding voorbereiden
2 personen
- 15
Carnavalsactiviteiten kiezen
3 personen
- 16
Benodigdheden inventariseren
2 personen
- 17
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 22
Route en bewegwijzering printen
- 23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 24
Zaal en entree controleren
2 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
- 27
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 28
Versiering ophangen
3 personen
- 29
Fotowand opbouwen
2 personen
- 30
Activiteiten klaarzetten
3 personen
- 31
Informatietafel inrichten
2 personen
- 32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 34
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen
- 35
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 36
Ontvangst bezoekers verzorgen
2 personen
- 37
Informatie over vereniging geven
2 personen
- 38
Rondleidingen begeleiden
2 personen
- 39
Carnavalsactiviteiten begeleiden
3 personen
- 40
Hapjes serveren
2 personen
- 41
Dranken serveren
3 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 44
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
- 45
Afvalbakken legen
- 46
Aanmeldingen en contactgegevens noteren
- 47
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 48
Eten en drank opruimen
3 personen
- 49
Servies afwassen
3 personen
- 50
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
- 51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 52
Decoratie en materialen afbreken
3 personen
- 53
Zaal en sanitair schoonmaken
3 personen
- 54
Afval afvoeren
2 personen
- 55
Materialen terugbrengen
2 personen
- 56
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatietafelsaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 6
- Partytentenaantal 2
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Catering
- Boodschappen
Decoratie
- Carnavalsvlaggenaantal 20
- Ballonnenaantal 200
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 20
- Confettikanonnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Decoratieve maskersaantal 20
- Lichtgevende slingersaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Frituurpannenaantal 2
- Bakken voor ijsaantal 4
- Handmegafoon
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Schaaltjesaantal 12
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Opbergbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Handvegersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 6
Sportmateriaal
- Ringwerpspel
- Blikwerpset
- Pionnenaantal 20
- Hoepelsaantal 6
- Spelkaartenaantal 4
- Prijzentafel
- Kleine prijzenaantal 40
Informatie
- Programmabordenaantal 4
- Informatiefoldersaantal 150
- Aanmeldformulierenaantal 100
- Pennenaantal 20
- Naambadgesaantal 50
- Pijlbordenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Antislipmattenaantal 6
- Kabelafdekkersaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Tips
- Plan het programma in blokken en wijs per onderdeel één vrijwilliger aan. Zet de rondleiding, activiteiten en pauzemomenten met begintijd op één programma, zodat ontvangst en bar weten wanneer extra drukte ontstaat.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de inventaris uiterlijk één week vooraf. Zo kun je boodschappen, hapjes, servies en gekoelde dranken aanpassen zonder op het laatste moment te improviseren.
- Controleer de techniek minstens één dag eerder op de locatie. Test microfoon en draagbare speakers, leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en zorg dat de afspeellijst ook zonder internet beschikbaar is.
- Maak de route naar entree, toiletten en rondleiding zichtbaar voordat de eerste bezoekers komen. Print bewegwijzering en controleer die op de dag zelf; een partytent of informatiestand valt minder op als bezoekers niet weten waar ze moeten beginnen.
- Stel de zaal op basis van het programma in: informatietafels bij de entree, zitplaatsen voor uitleg en vrije ruimte voor activiteiten. Leg decoratie, fotowand en fotoprops apart klaar, zodat opbouwen en opruimen niet door elkaar lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een carnavalsvereniging open dag organiseren?
- Leg datum, locatie en hoofdprogramma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Regel uitnodigingen, online aankondiging en vrijwilligers daarna, en sluit catering en materialen uiterlijk 7 dagen voor de open dag af.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag van een carnavalsvereniging?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de bar en één per gelijktijdige activiteit. Bij wisselende diensten werkt een rooster van 2 tot 3 uur beter dan één ploeg die de hele dag blijft staan.
- Wanneer moet je hapjes en drankjes voor een open dag regelen?
- Maak de boodschappenlijst 7 dagen vooraf definitief en controleer dan ook dieetwensen en houdbaarheid. Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf.
- Wat moet je op de dag zelf controleren bij een carnavalsvereniging open dag?
- Doe 60 tot 90 minuten voor opening een ronde langs entree, zaal, bewegwijzering, techniek, toiletten en voorraad. Controleer daarna of ontvangst, bar, activiteiten en rondleiding elk hun vrijwilliger en benodigde materialen hebben.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!