Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de carnaval

Una jornada de puertas abiertas necesita más coordinación que una simple reunión: debes recibir visitantes, explicar el programa y mantener las actividades en marcha. Esta checklist reúne 56 tareas y 68 materiales para ordenar el trabajo desde la reserva de la sala hasta el desmontaje. Incluye permisos, inscripciones, voluntarios, comida, bebidas, música, señalización y montaje. Úsala para repartir responsabilidades y evitar compras o preparativos de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos y notificaciones
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la jornada de puertas abiertas en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios para la recepción
2 personas
Asignar voluntarios para el bar
2 personas
Asignar voluntarios a actividades
2 personas
Gestionar la música y la lista de reproducción
Elaborar el programa y los horarios
2 personas
Preparar la visita guiada
2 personas
Elegir las actividades de carnaval
3 personas
Inventariar los suministros
2 personas
Cerrar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar inventario y caducidad
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir la ruta y la señalización
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Preparar las actividades
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la recepción de visitantes
2 personas
Dar información sobre la asociación
2 personas
Guiar visitas
2 personas
Guiar las actividades de carnaval
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Anotar inscripciones y datos de contacto
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar la decoración y los materiales
3 personas
Limpiar la sala y los sanitarios
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas informativascant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de café reutilizablescant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Catering

Compras

Decoración

Banderas de carnavalcant. 20
Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 20
Cañones de confeticant. 12
Mantelescant. 12
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Máscaras decorativascant. 20
Guirnaldas luminosascant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4
Freidorascant. 2
Hornear para heladocant. 4
Megáfono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papelelerascant. 6
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6

Material deportivo

Juego de lanzamiento de aros
Juego de lanzamiento de latas
Conoscant. 20
Aroscant. 6
Cartas de juegocant. 4
Mesa de premios
Premios pequeñoscant. 40

Información

Carteles del programacant. 4
Folletos informativoscant. 150
Formularios de inscripcióncant. 100
Bolígrafoscant. 20
Credencialescant. 50
Carteles direccionalescant. 12

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Cubrecablescant. 6
Linternascant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva de la sala antes de publicar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recoger inscripciones y preferencias dietéticas.
Asigna los voluntarios por franjas y funciones concretas: recepción, bar y actividades. Para una jornada de 4 horas, prepara al menos un relevo a mitad del turno para que nadie permanezca trabajando todo el tiempo.
Prepara la visita guiada y los horarios en una hoja de una página. Imprime la ruta y la señalización el día anterior, y lleva varias copias para la entrada, las mesas informativas y los puntos de actividad.
Calcula las bebidas por tramos: reserva 2 o 3 por persona durante la primera hora y añade agua, café y opciones sin alcohol. Enfría las bebidas con antelación y comprueba vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas antes de salir.
Haz el inventario y la compra definitiva entre 3 y 5 días antes. El día anterior revisa caducidades, prepara los aperitivos y agrupa los materiales por zonas para poder montar mesas, sillas, sonido y decoración sin buscar cada cosa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de carnaval?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sede, comprobar permisos y diseñar las invitaciones. Cierra las inscripciones y la compra definitiva durante la última semana.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Para una jornada de unas 4 horas, calcula al menos 1 persona en recepción, 1 en el bar y 1 por cada actividad activa. Añade un relevo a mitad del evento si esperas más de 30 visitantes.
¿Cuánta bebida hay que comprar para una jornada de puertas abiertas?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tiempo. Incluye agua, café y bebidas sin alcohol, y enfría las unidades necesarias el día anterior.
¿Cuándo hay que preparar la sala y la señalización?: Lleva los materiales al lugar y comprueba la entrada, la sala y el equipo el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir. Coloca mesas, sillas, señalización, sonido y decoración antes de que lleguen los primeros visitantes.

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