Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la biblioteca

Una jornada de puertas abiertas de la biblioteca necesita más que un programa atractivo. Hay que coordinar salas, personal, voluntarios, inscripciones, visitas guiadas y actividades infantiles, además de preparar el material y la recepción. Esta checklist reúne 67 tareas y 61 elementos para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha hasta recoger las mesas al terminar. También ayuda a detectar a tiempo los detalles que suelen quedar para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Definir programa y actividades
2 personas
Reservar espacios y salas
Contactar con el personal y los voluntarios
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en la página web
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar el programa en línea
Pedir entregas y compras
Preparar la visita guiada
2 personas
Preparar las actividades infantiles
2 personas
Preparar concurso y cuestionario
Imprimir presentaciones y textos
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Montar el rincón de lectura
2 personas
Montar las mesas de libros
3 personas
Montar la tienda y el mobiliario exterior
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
2 personas
Inscribir a nuevos miembros
2 personas
Demostrar los servicios de la biblioteca
2 personas
Coordinar sesiones de lectura en voz alta
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Dirigir el quiz
Realizar la presentación
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Guardar de forma segura la lista de registro

Seguimiento

Devolver los libros a sus estantes
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar los carteles y la señalización
2 personas
Apagar el equipo de sonido
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Limpiar los baños
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Procesar los datos de inscripción
Enviar mensaje de agradecimiento
Comprobar los libros prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Carpa plegable
Mesa de inscripción
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharillascant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 4

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Servilletascant. 300
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Expositores de libroscant. 6
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 30

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Amplificador WiFi

Actividades infantiles

Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Libros para colorearcant. 30
Tijeras de manualidadescant. 10
Barras de pegamentocant. 20
Papel para recortar y manualidadescant. 500
Libros de lecturacant. 25
Libros ilustradoscant. 20
Manta para el rincón infantil

Promoción

Cartelescant. 30
Folletoscant. 300
Tarjetas del programacant. 200
Formularios de inscripcióncant. 200
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Formularios del concursocant. 150
Soportes para cartelescant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Dispensador de papel de manoscant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el uso de cada sala con varias semanas de margen. Reserva también un espacio alternativo si la visita guiada, el concurso o las actividades infantiles necesitan separarse.
Publica el programa en la web y en redes sociales, y revisa la versión online al menos 7 días antes. Si aceptas inscripciones, registra también las preferencias dietéticas para calcular aperitivos y bebidas.
Asigna responsables concretos para la mesa de inscripción, el mostrador de información y la visita guiada. Prepara tarjetas de nombre y una lista de asistentes antes de abrir las puertas, no durante la llegada.
Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el altavoz portátil con la presentación completa como mínimo 24 horas antes. Imprime una copia de los textos y presentaciones por si falla el equipo.
Planifica el montaje con al menos 2 horas de antelación: coloca mesas y sillas, prepara el rincón infantil, monta los expositores de libros y enfría las bebidas. Deja listas las tazas, vasos, bandejas y servilletas antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una biblioteca?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar salas, contactar con personal y voluntarios y preparar la difusión. Deja cerrados el programa y las inscripciones al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo publicar el programa de la jornada de puertas abiertas?: Publica una primera versión en cuanto estén confirmados el horario y las actividades, idealmente 3 semanas antes. Actualiza la versión online 7 días antes y vuelve a comprobarla el día anterior.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la biblioteca antes del evento?: Reserva unas 2 horas para colocar mesas, sillas, recepción, mostrador de información, rincón infantil y expositores. Prueba el proyector, la pantalla y el altavoz portátil al menos 24 horas antes.
¿Qué cantidad de bebidas y aperitivos debo preparar?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 % si la asistencia no está limitada. Compra los aperitivos después de cerrar las inscripciones y revisar las preferencias dietéticas, como mínimo 2 días antes.

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