Checklist para una jornada de puertas abiertas en una tienda de muebles
Una jornada de puertas abiertas necesita más que una tienda ordenada y algunas invitaciones. Hay que coordinar el registro de visitantes, las presentaciones de productos, las promociones, el catering y la recepción sin bloquear la actividad normal de la tienda. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para avanzar en el orden adecuado. También señala los detalles que suelen quedarse para el último momento, como el aparcamiento, las preferencias alimentarias y las pruebas técnicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar el programa para visitantes
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Hacer reservas
Comprobar la ruta a la tienda
Preparar la información de aparcamiento
Seleccionar presentaciones de productos
2 personas
Comprobar los precios promocionales
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar el material promocional
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Limpiar a fondo la tienda
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar carteles y señalización
2 personas
Preparar los productos para la venta
3 personas
Preparar las salas de demostración
3 personas
Configurar la música y la iluminación
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas
Comprobar puertas y entrada
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Guiar a los visitantes
4 personas
Dar información sobre el producto
4 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener ordenada la mesa de catering
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Reponer existencias
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger material promocional
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la tienda
3 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Separar los materiales dañados
Anotar las consultas pendientes de los clientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 30
- Carpa plegablecant. 2
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras para servircant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Datáfonoscant. 2
- Portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces móvilescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Arcos de globoscant. 2
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Photowall
- Soportes de presentacióncant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Chistescant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradorascant. 2
- Paños de microfibracant. 24
Catering
- Compras
Promoción
- Folletoscant. 500
- Valescant. 200
- Bolígrafos de la empresacant. 100
- Bolsas de manocant. 150
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Portapapelescant. 6
- Formularios de inscripcióncant. 250
- Portapapelescant. 6
- Etiquetas de preciocant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Papel de impresión A4cant. 2
- Cartuchos de tintacant. 2
- Carteles de aceracant. 4
- Carteles direccionalescant. 12
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Cinta de balizamientocant. 4
- Linternascant. 4
- Bateríascant. 24
Consejos
- Cierra el programa y las presentaciones de producto antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar horarios concretos y calcular mejor cuántas personas asistirán a cada parte.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y actualiza la lista de visitantes al menos 3 días antes. Esa cifra sirve para ajustar comida, bebidas, tazas, vasos, platos y cubiertos.
- Prepara las etiquetas de precios y comprueba las promociones antes del montaje. Los precios deben coincidir en el mostrador, las presentaciones y el material promocional para evitar correcciones durante la visita.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátiles, altavoces móviles, cables alargadores, regletas y datáfonos. Una presentación que funciona en una prueba corta puede fallar cuando se conectan todos los equipos a la vez.
- Monta la recepción, las mesas de catering y el recorrido de visitantes antes de abrir las puertas. Deja preparada la información de aparcamiento y coloca el mapa de la tienda donde cada visitante pueda verlo en menos de un minuto.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada. Deja después al menos 7 días para gestionar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y actualizar la lista de visitantes.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una jornada de puertas abiertas?
- Calcula las cantidades a partir del número confirmado de visitantes y añade un margen del 10 al 15 %. Para el primer tramo de la jornada, cuenta aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y ajusta los aperitivos según la duración.
- ¿Cuándo hay que preparar la tienda y montar el catering?
- Haz la limpieza a fondo y la prueba técnica el día anterior. Monta mesas, sillas, recepción y catering entre 2 y 4 horas antes de recibir al primer visitante, dejando tiempo para enfriar bebidas y llenar las neveras portátiles.
- ¿Qué información debo enviar a los visitantes antes del evento?
- Envía la fecha, el horario, el programa, la ruta a la tienda y las opciones de aparcamiento al menos 5 días antes. Incluye también el procedimiento de inscripción y un contacto para cambios o dudas.
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