Cómo organizar una jornada de acción sin perder el control
Una jornada de acción necesita más que un programa y algunas mesas. Empieza cerrando el espacio y el horario, y después organiza las inscripciones, la información para participantes y la compra. Durante la última semana, comprueba materiales, prepara folletos, cajas de donaciones y acreditaciones. El día del evento, la recepción, los voluntarios, el sonido y las actividades deben tener responsables concretos para que el programa avance sin interrupciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Fijar el programa
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Enviar información de ruta
- 7
Pedir la compra
- 8
Comprobar los materiales
2 personas
- 9
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 10
Imprimir folletos informativos
- 11
Preparar las cajas de donaciones
2 personas
- 12
Recoger la compra
2 personas
- 13
Enfriar las bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
3 personas
- 15
Imprimir la lista de participantes
- 16
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 17
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 18
Preparar el material de campaña
3 personas
- 19
Colgar la decoración
2 personas
- 20
Montar mesas de información
3 personas
- 21
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 22
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 23
Recibir a los invitados
3 personas
- 24
Presentar el programa
- 25
Coordinar las actividades de la acción
6 personas
- 26
Atender el mostrador de información
2 personas
- 27
Servir aperitivos
3 personas
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Recoger donaciones
2 personas
- 30
Recoger la basura
2 personas
- 31
Anunciar el cierre
Seguimiento
- 32
Empacar materiales de acción
3 personas
- 33
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 34
Lavar la vajilla
3 personas
- 35
Limpiar el espacio
4 personas
- 36
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
- 37
Inventariar materiales
2 personas
- 38
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
- 39
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 40
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejascant. 6
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Banners de accióncant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 10
- Plantascant. 6
Información
- Folletos informativoscant. 200
- Credencialescant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 8
- Cajas de donacionescant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Material deportivo
- Juegos de accióncant. 6
- Tambor de sorteo
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el espacio y fija el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y la jornada para confirmar preferencias dietéticas, imprimir la lista de participantes y ajustar la compra.
- Envía la información de ruta junto con la invitación y pide las inscripciones con una fecha límite concreta. Recoge las preferencias dietéticas al menos 5 días antes para poder preparar aperitivos y bebidas sin improvisar.
- Comprueba los materiales durante la semana anterior, no la víspera. Prueba los altavoces y el micrófono, revisa cables alargadores y regletas, y confirma que hay suficientes mesas, sillas, vasos y folletos informativos.
- Prepara la recepción antes de montar las mesas de información. Coloca la lista de participantes, las tarjetas de identificación y las cajas de donaciones en el mismo punto, y asigna al menos una persona para recibir a los invitados durante la primera hora.
- Da a los voluntarios instrucciones breves y por escrito antes de abrir las puertas. Indica quién presenta el programa, quién coordina cada actividad y quién repone bebidas, enfría las botellas y recoge la compra si falta algo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de acción?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, fijar el programa y enviar las invitaciones. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas y materiales.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la jornada. Así puedes imprimir la lista de participantes, preparar las tarjetas de identificación y calcular la compra de comida y bebidas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de acción?
- Asigna como mínimo una persona a la recepción durante la primera hora, una para el sonido y otra por cada actividad simultánea. Con dos actividades a la vez, cuenta al menos 4 responsables además de quien coordina el programa.
- ¿Cuándo hay que preparar el espacio el día del evento?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de recibir a los invitados. Primero coloca mesas, sillas y recepción; después monta las mesas de información, prueba el sonido, prepara bebidas y deja listos los materiales de campaña.
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