Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del colegio

Una jornada de puertas abiertas del colegio necesita más coordinación que una simple visita. Hay que cerrar el programa, preparar las aulas, gestionar las inscripciones y dejar listos guías, actividades y materiales. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación inicial hasta el montaje de la entrada, incluyendo detalles que suelen quedar para el último día: permisos, llaves, dietas, pruebas técnicas y bebidas frías. Úsala para avanzar por orden y comprobar cada área antes de recibir a las familias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir las aulas y espacios
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar guías
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Crear el mapa y la ruta
2 personas
Diseñar los paneles informativos
2 personas
Preparar las actividades
4 personas
Copiar las hojas de trabajo
2 personas
Hacer etiquetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar los materiales por aula
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Gestionar llaves y acceso

Evento

Montar el mostrador de entrada
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar carteles de visita guiada
2 personas
Montar los puestos
5 personas
Conectar la técnica
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Realizar las visitas guiadas
4 personas
Aclarar las aulas
8 personas
Guiar las clases de prueba
6 personas
Guiar el talento de manualidades
3 personas
Coordinar los experimentos científicos
3 personas
Coordinar actividades deportivas
4 personas
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
Atender el rincón fotográfico
2 personas
Responder a las preguntas de los padres
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Recoger objetos perdidos
Anunciar el programa de la noche
Apoyar las actuaciones
3 personas
Preparar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Reponer bebidas por la noche
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger el buffet
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar los locales
5 personas
Limpiar la entrada y los pasillos
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Retirar los últimos residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 8
Biombos para vestuarioscant. 4
Carpas de fiestacant. 2
Mantelescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátilescant. 4
Pantallascant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Teléfonos móvilescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Globoscant. 300
Pizarrascant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Photowall
Decoración de mesacant. 20

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Aroscant. 12
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 12
Pufscant. 12
Cuerda para tira y afloja

Material creativo

Lápices de colorescant. 30
Rotuladorescant. 30
Juegos de pinturacant. 12
Pincelescant. 60
Papel de dibujo A4cant. 500
Papel de colorescant. 300
Tijerascant. 30
Barras de pegamentocant. 30
Delantalescant. 30

Información

Folletos del programacant. 300
Pegatinas con nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 10
Formularios de inscripcióncant. 200
Sobrescant. 200
Pulserascant. 250

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Paños de microfibracant. 30
Papeleracant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para las inscripciones y asigna una persona responsable de actualizar los cambios.
No esperes a la víspera para repartir espacios: prepara un mapa con aulas, ruta y puntos de atención al menos 7 días antes, y coloca paneles informativos visibles en los cruces.
Asigna guías y voluntarios con turnos concretos. Para una jornada de 3 horas, calcula como mínimo una persona en la entrada y un guía por cada recorrido simultáneo.
Clasifica los materiales por aula el día anterior, incluyendo hojas de trabajo, etiquetas con nombres y elementos de las actividades. Así no tendrás que buscar copias, bandejas o utensilios mientras llegan las familias.
Prueba micrófonos, altavoces, portátiles y pantallas con todos los cables y regletas 24 horas antes. Confirma también las llaves, el acceso y el montaje del mostrador de entrada antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del colegio?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la primera semana para fijar fecha, programa, espacios y permisos; después abre las inscripciones y deja los últimos 7 días para confirmar proveedores, guías y materiales.
¿Cuándo enviar las invitaciones para la jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Mantén el formulario de inscripción abierto al menos 14 días para poder recoger preferencias dietéticas, estimar asistentes y ajustar aulas, sillas y bebidas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, cuenta con una persona en recepción, un guía por recorrido activo y una persona de apoyo por cada 20 o 25 visitantes. Para tres recorridos simultáneos y unas 60 familias, prepara al menos 7 u 8 personas.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Haz una revisión de 60 a 90 minutos: prueba la técnica, enfría las bebidas, clasifica los materiales por aula, confirma las llaves y deja montada o señalizada la entrada. Comprueba también las inscripciones y cualquier restricción alimentaria.

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