Organiser un jour d’action, étape par étape

Un jour d’action se prépare d’abord comme une journée de coordination, puis comme un événement ouvert au public. Commence par réserver la salle et fixer le programme avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite de prévoir les besoins alimentaires, les badges, les boissons et l’accueil. La veille, vérifie le matériel de campagne, le son et les documents ; le jour même, installe les espaces dans l’ordre où les participants les utiliseront.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Définir le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les informations sur l’itinéraire
7
Commander les courses
8
Vérifier le matériel
2 personnes
9
Créer les badges nominatifs
2 personnes
10
Imprimer les flyers d’information
11
Préparer les boîtes à dons
2 personnes
12
Récupérer les courses
2 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Imprimer la liste des participants
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
18
Préparer le matériel de campagne
3 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Installer les tables d’information
3 personnes
21
Tester le système de sonorisation
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

23
Accueillir les invités
3 personnes
24
Présenter le programme
25
Encadrer les activités d’action
6 personnes
26
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Encaisser les dons
2 personnes
30
Rassembler les déchets
2 personnes
31
Annoncer la clôture

Suivi

32
Emballer le matériel de campagne
3 personnes
33
Démonter le mobilier
4 personnes
34
Faire la vaisselle
3 personnes
35
Nettoyer l’espace
4 personnes
36
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
37
Inventorier le matériel
2 personnes
38
Traiter les restes
2 personnes
39
Rendre les articles empruntés
2 personnes
40
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Bannières de campagneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Plantesqté 6

Informations

Brochures d'informationqté 200
Badges nominatifsqté 100
Marqueursqté 12
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Boîtes à donsqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Matériel de sport

Jeux d’actionqté 6
Tombola

Nettoyage

Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle avant de publier le programme : prévois ensuite un délai d’au moins 10 jours pour envoyer les invitations et recueillir les inscriptions.
Traite les inscriptions dès leur arrivée et fixe une date limite 3 jours avant l’action pour connaître les besoins alimentaires et imprimer la liste des participants.
Sépare l’espace d’accueil des tables d’information : prépare les badges, les brochures et les boîtes à dons au même endroit afin que chaque visiteur soit orienté en moins de 2 minutes.
Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et prépare les en-cas juste avant l’installation ; les carafes d’eau et les thermos doivent rester accessibles pendant toute la journée.
Teste les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises 60 minutes avant l’arrivée du public, puis briefe les bénévoles pendant 15 minutes sur le programme et les activités d’action.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un jour d’action ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. La réservation de la salle et le programme doivent être fixés au début, tandis que les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel se vérifient dans les 3 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour un jour d’action ?: Envoie-les au moins 10 jours avant l’événement, avec l’itinéraire et le programme. Fixe une date limite d’inscription environ 3 jours avant afin d’ajuster les courses, les badges et la liste des participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un jour d’action ?: Vérifie les tables, les chaises, les tables d’information, les badges, les brochures et le matériel de campagne. Contrôle aussi le système de sonorisation et prépare les éléments qui peuvent être installés sans risque la veille.
À quelle heure faut-il arriver le jour de l’action ?: Arrive au moins 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables et les chaises, aménager le comptoir, suspendre la décoration et mettre les boissons au frais. Garde ensuite 60 minutes pour tester le son et 15 minutes pour briefer les bénévoles.

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