Zo organiseer je een actiedag zonder last-minute chaos

Een actiedag organiseren begint niet met versiering of boodschappen, maar met een duidelijke volgorde. Reserveer eerst de ruimte, leg het programma vast en bepaal hoeveel deelnemers en vrijwilligers je verwacht. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en route-informatie, zodat je materialen en catering precies kunt afstemmen. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare ontvangst, goed geïnstrueerde vrijwilligers en actieactiviteiten die zonder onderbreking kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Route-informatie versturen
7
Boodschappen bestellen
8
Materialen controleren
2 personen
9
Naambadges maken
2 personen
10
Informatieflyers printen
11
Donatieboxen voorbereiden
2 personen
12
Boodschappen ophalen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Deelnemerslijst printen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
18
Actiematerialen klaarzetten
3 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Informatietafels inrichten
3 personen
21
Geluidsinstallatie testen
2 personen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
3 personen
24
Programma toelichten
25
Actieactiviteiten begeleiden
6 personen
26
Informatiebalie bemannen
2 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Donaties innemen
2 personen
30
Afval verzamelen
2 personen
31
Afsluiting aankondigen

Nazorg

32
Actiematerialen inpakken
3 personen
33
Meubilair afbouwen
4 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Ruimte schoonmaken
4 personen
36
Donaties veilig opbergen
2 personen
37
Materialen inventariseren
2 personen
38
Overgebleven eten verwerken
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen
40
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Actiebannersaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Plantenaantal 6

Informatie

Informatieflyersaantal 200
Naambadgesaantal 100
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Donatieboxenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Sportmateriaal

Actiespellenaantal 6
Lotingstrommel

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan per activiteit een begin- en eindtijd en houd minimaal 15 minuten over voor uitleg, wisselen en onverwachte vertraging.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de actiedag. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naambadges, informatieflyers, catering en de indeling van tafels en stoelen.
Test de geluidsinstallatie vóór de ontvangst begint. Controleer speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen op de plek waar je uitleg en mededelingen geeft.
Maak de ontvangstbalie minimaal 30 minuten voor opening gereed. Leg de deelnemerslijst, naambadges, route-informatie en informatieflyers bij elkaar, zodat niemand bij binnenkomst hoeft te wachten.
Instrueer vrijwilligers vlak voor de start in maximaal 15 minuten. Spreek af wie gasten ontvangt, wie de programma-uitleg doet, wie materialen bewaakt en wie tijdens de actie aanspreekbaar blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een actiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de ruimte en het vastleggen van het programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de actiedag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een actiedag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 begeleider per gelijktijdige actieactiviteit. Bij meer dan 30 deelnemers is een extra persoon voor materialen, vragen en onverwachte problemen praktisch.
Wanneer moet je de boodschappen en materialen regelen?: Controleer materialen 3 tot 5 dagen vooraf en bestel boodschappen zodra het aantal aanmeldingen definitief genoeg is. Haal gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op en zet dranken direct koud.
Wat moet je op de ochtend van een actiedag als eerste doen?: Zet eerst tafels, stoelen, ontvangstbalie en informatietafels klaar; controleer daarna geluid en actiematerialen. Reserveer minstens 60 minuten vóór de start voor inrichting, vrijwilligersinstructie en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.