Cómo organizar una formación en redes sociales sin improvisar

Una formación en redes sociales necesita más que una presentación preparada. Primero aseguras la sala y la fecha, después cierras las inscripciones, el programa y las necesidades dietéticas. En los días previos, prueba el proyector, el wifi y todos los cables; el día del evento, separa la recepción del espacio de formación. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los fallos que suelen aparecer justo antes de empezar.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar sala de formación
2
Confirmar la fecha del entrenamiento
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el programa y los horarios
7
Reunir el material didáctico
2 personas
8
Finalizar la presentación
9
Imprimir hojas de trabajo
10
Imprimir la lista de participantes
11
Probar la técnica
2 personas
12
Hacer la compra
2 personas
13
Enfriar las bebidas
14
Preparar el catering
2 personas
15
Abrir el espacio
16
Colocar mesas y sillas
3 personas
17
Conectar el equipo de presentación
2 personas
18
Preparar el material de formación
2 personas
19
Preparar café y té
2 personas
20
Montar el mostrador de recepción

Evento

21
Recepción de participantes
3 personas
22
Registrar la asistencia
2 personas
23
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
24
Hacer la presentación
25
Explicar los canales de redes sociales
26
Supervisar la actividad práctica
2 personas
27
Organizar la pausa del café
2 personas
28
Rellenar las bebidas
29
Gestionar la estrategia de contenido
30
Montar el bufé de cena
3 personas
31
Servir la cena
3 personas
32
Recoger la vajilla
2 personas
33
Gestionar anuncios y estadísticas
34
Crear planes de acción personales
2 personas
35
Moderar la ronda de preguntas
36
Repartir certificados
2 personas
37
Despedirse de los participantes
2 personas

Seguimiento

38
Apagar el equipo
2 personas
39
Reunir los materiales
2 personas
40
Clasificar residuos
2 personas
41
Lavar la vajilla
2 personas
42
Limpiar el espacio
3 personas
43
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
44
Guardar los materiales de forma segura
2 personas
45
Recoger objetos perdidos
46
Devolver el material alquilado
2 personas
47
Enviar correo de agradecimiento
48
Compartir el material de presentación digitalmente
49
Responder a las preguntas de seguimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesa de registro
Mesa del bufécant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 3
Clicker inalámbrico para presentaciones
Teléfono móvilcant. 2
Trípodes para teléfonocant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Router wifi
Cargadorescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 36
Vasoscant. 36
Platoscant. 36
Cubiertoscant. 36
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2

Entrenamiento

Carpetas de trabajocant. 36
Bloc de notascant. 36
Bolígrafoscant. 40
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 2
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Post-itscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 36
Certificadoscant. 36

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba
Recogedor y escoba
Fregona
Cubo

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y ajustar el número de carpetas, sillas y hojas de trabajo.
Define el programa con horarios concretos, incluyendo pausas y el momento de explicar los distintos canales de redes sociales. Envía la versión final a los participantes entre 3 y 5 días antes.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, clicker, wifi y regletas. Lleva también cargadores y un teléfono con trípode si vas a mostrar contenidos desde el móvil.
Prepara la recepción antes de abrir la sala. Coloca la mesa de registro, la lista de participantes y las carpetas de trabajo juntas, y reserva los primeros 15 minutos para registrar la asistencia y servir las bebidas de bienvenida.
Calcula el catering según el horario, no solo según el número de asistentes. Enfría las bebidas con antelación y prepara café, té, tazas, vasos, platos y cubiertos antes de que lleguen los participantes; hacerlo durante la presentación suele provocar retrasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en redes sociales?: Empieza al menos 2 semanas antes para reservar la sala, confirmar la fecha y abrir las inscripciones. Deja los últimos 3 a 5 días para cerrar el programa, imprimir materiales y confirmar el número final de asistentes.
¿Cuándo hay que probar el equipo de una formación?: Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a comprobar las conexiones al abrir la sala. Reserva entre 30 y 45 minutos para revisar el portátil, el proyector, el HDMI, el wifi, el clicker y los cables de alimentación.
¿Cuánto tiempo debe durar la recepción de los participantes?: Calcula unos 15 minutos para registrar la asistencia, entregar las carpetas y servir las bebidas de bienvenida. Si esperas más de 20 participantes, abre la mesa de registro 10 minutos antes de la hora oficial.
¿Cuándo se prepara el café y el catering para una formación?: Prepara la mesa del bufé y deja listas las bebidas antes de abrir el espacio. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el café y el té justo antes de la recepción para servirlos calientes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.