Organiser une formation aux médias sociaux sans rien oublier

Une formation aux médias sociaux se prépare d’abord comme une séance de travail, pas comme une simple réunion. Commence par bloquer la salle et la date, puis organise les inscriptions, le programme et le matériel pédagogique. Les détails qui posent le plus souvent problème sont la connexion internet, les adaptateurs vidéo, les besoins alimentaires et l’accueil des participants. Prévois aussi un temps précis pour installer la salle et tester chaque équipement avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Confirmer la date de l’entraînement
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Consigner le programme et les horaires
7
Constituer le matériel pédagogique
2 personnes
8
Finaliser la présentation
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Imprimer la liste des participants
11
Tester la technique
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Mettre les boissons au frais
14
Préparer le service traiteur
2 personnes
15
Ouvrir la salle
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
18
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

21
Accueillir les participants
3 personnes
22
Enregistrer la présence
2 personnes
23
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
24
Assurer l'accueil
25
Présenter les canaux de réseaux sociaux
26
Encadrer la mission pratique
2 personnes
27
Assurer la pause café
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Traiter la stratégie de contenu
30
Installer le buffet du dîner
3 personnes
31
Servir le dîner
3 personnes
32
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
33
Gérer les publicités et les statistiques
34
Créer des plans d’action personnels
2 personnes
35
Animer la séance de questions-réponses
36
Remettre les certificats
2 personnes
37
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

38
Éteindre l’équipement
2 personnes
39
Rassembler le matériel
2 personnes
40
Trier les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
44
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
45
Rassembler les objets perdus
46
Retourner les matériels de location
2 personnes
47
Envoyer un e-mail de remerciement
48
Partager le matériel de présentation en numérique
49
Répondre aux questions de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 3
Clicker de présentation sans fil
Téléphone mobileqté 2
Supports de téléphoneqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Routeur wifi
Chargeursqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Formation

Dossiers de travailqté 36
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 36
Certificatsqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelle
Serpillière
Seau

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et confirme la date au moins 4 semaines à l’avance. Vérifie le nombre de places, la disposition des tables et la possibilité de projeter une présentation.
Ouvre les inscriptions avec une date limite fixée 5 à 7 jours avant la formation. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires et le numéro de téléphone utile le jour J.
Finalise le programme et la présentation au plus tard 3 jours avant la séance. Imprime les feuilles de travail et la liste des participants le lendemain de la clôture des inscriptions.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, l’adaptateur, le clicker et le routeur wifi au moins 24 heures avant. Prévois des rallonges, des multiprises et des chargeurs de secours.
Arrive 60 à 90 minutes avant le début. Installe les tables, les chaises et le matériel d’entraînement, puis prépare l’accueil, les boissons de bienvenue, le café et le thé avant l’enregistrement des présences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation aux médias sociaux ?: Prévois idéalement 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer la date, gérer les inscriptions et finaliser le contenu sans précipitation.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant afin d’imprimer la liste des participants et d’adapter le matériel.
Que faut-il tester avant une formation aux médias sociaux ?: Teste au moins 24 heures avant l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, le clicker et la connexion wifi. Refais un contrôle rapide 60 minutes avant l’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer la salle de formation ?: Compte 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la présentation, la préparation des dossiers et la mise en place de l’accueil.

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