Social-Media-Training organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Social-Media-Training entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe direkt arbeiten kann oder die erste Stunde mit Technik und fehlenden Unterlagen verliert. Beginne mit Raum, Termin und Anmeldungen und lege danach Programm, Lernmaterial und Präsentation fest. Plane für Technik, Verpflegung und Empfang eigene Prüfpunkte ein. Besonders oft fehlen HDMI-Adapter, Ladegeräte, Teilnehmerlisten oder erfasste Ernährungswünsche.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Trainingsraum reservieren
- 2
Trainingsdatum bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm und Zeiten festlegen
- 7
Lernmaterial zusammenstellen
2 Personen
- 8
Präsentation finalisieren
- 9
Arbeitsblätter ausdrucken
- 10
Teilnehmerliste ausdrucken
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kalt stellen
- 14
Catering vorbereiten
2 Personen
- 15
Raum öffnen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 18
Trainingsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 20
Empfangstheke einrichten
Event
- 21
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 22
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 23
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 24
Begrüßung übernehmen
- 25
Social-Media-Kanäle erklären
- 26
Praxisauftrag betreuen
2 Personen
- 27
Kaffeepause organisieren
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Contentstrategie besprechen
- 30
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
- 31
Abendessen servieren
3 Personen
- 32
Geschirr abräumen
2 Personen
- 33
Werbung und Statistiken bearbeiten
- 34
Persönliche Aktionspläne erstellen
2 Personen
- 35
Fragerunde moderieren
- 36
Zertifikate verteilen
2 Personen
- 37
Verabschiedung von den Teilnehmern
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 40
Abfall trennen
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Raum reinigen
3 Personen
- 43
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 44
Materialien sicher verstauen
2 Personen
- 45
Fundsachen sammeln
- 46
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 47
Dankesmail versenden
- 48
Präsentationsmaterial digital teilen
- 49
Rückfragen beantworten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Kabelloser Präsentations-Clicker
- MobiltelefonAnz. 2
- TelefonhalterAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- WLAN-Router
- LadegeräteAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- TrinkgläserAnz. 36
- TellerAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
Training
- ArbeitsmappenAnz. 36
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 40
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Post-itsAnz. 12
- NamensschilderAnz. 36
- ZertifikateAnz. 36
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen
- Handfeger und Kehrblech
- Wischmopp
- Eimer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Trainingsraum und das Datum mindestens 4 Wochen vorher. Prüfe dabei Tische, Stühle, WLAN und genügend Steckdosen für Laptop, Beamer und Mobiltelefone.
- Schließe Programm und Zeiten spätestens 10 Tage vor dem Termin ab. Drucke Arbeitsblätter, Arbeitsmappen und die Teilnehmerliste erst nach der letzten Anmeldeänderung, idealerweise 2 bis 3 Tage vorher.
- Teste die Präsentationstechnik am Vortag mit genau dem Laptop, HDMI-Kabel und HDMI-Adapter, die am Training verwendet werden. Lege zusätzlich Verlängerungskabel, Ladegeräte und den Präsentations-Clicker bereit.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung und übergib die finale Zahl 3 bis 5 Tage vor dem Training an die Cateringplanung. Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Willkommensgetränke vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereit.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Richte Registrierungstisch und Empfangstheke ein, prüfe die Anwesenheitsliste und lege Trainingsmaterial auf jedem Platz aus, bevor du die Gruppe begrüßt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Social-Media-Training organisieren?
- Reserviere den Trainingsraum und bestätige den Termin etwa 4 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen anschließend, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Teilnehmerzahl noch rechtzeitig vorliegen.
- Wann sollte die Technik für ein Social-Media-Training getestet werden?
- Führe den vollständigen Test am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 60 Minuten für den Aufbau ein. Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Verbindung, WLAN und Stromversorgung gemeinsam.
- Wie viele Unterlagen braucht man pro Teilnehmer?
- Plane pro angemeldeter Person eine Arbeitsmappe und ein vollständiges Arbeitsblatt-Set ein. Drucke außerdem mindestens eine Teilnehmerliste für den Empfang und halte 2 bis 3 zusätzliche Exemplare als Reserve bereit.
- Wann sollte das Catering für das Training vorbereitet werden?
- Kläre die Menge und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vorher. Stelle Getränke, Tassen, Gläser, Teller und Besteck spätestens 20 Minuten vor Beginn bereit; Kaffee und Tee sollten zum Empfang bereits verfügbar sein.
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