Cómo organizar una formación de PowerPoint sin fallos
Una formación de PowerPoint necesita más preparación que reservar una sala y conectar un proyector. Primero define los objetivos y el programa, confirma al formador y cierra las inscripciones; después prepara los archivos, los portátiles y los materiales. La última revisión debe centrarse en la sala, la conexión a Internet, la presentación y la recepción. Este orden evita descubrir el mismo día que faltan adaptadores, cargadores, folletos o información dietética.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Desarrollar los objetivos de aprendizaje y el programa
- 2
Reservar sala de formación
- 3
Confirmar al formador
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Pedir el catering
- 8
Comprobar la lista de participantes
- 9
Preparar los archivos de PowerPoint
- 10
Comprobar el software del portátil
2 personas
- 11
Probar el equipo de presentación
2 personas
- 12
Imprimir folletos
- 13
Preparar acreditaciones
- 14
Empacar los materiales de entrenamiento
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Abrir y revisar el espacio
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Preparar portátiles y cargadores
3 personas
- 19
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
- 20
Comprobar la conexión a Internet
- 21
Preparar la restauración
2 personas
- 22
Montar la mesa de recepción
- 23
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 24
Recepción de participantes
2 personas
- 25
Registrar la asistencia
- 26
Explicar el programa y las normas de la casa
- 27
Demostrar lo básico de PowerPoint
- 28
Guiar el ejercicio de maquetación de diapositivas
2 personas
- 29
Servir la pausa para el café
2 personas
- 30
Reponer café y té
- 31
Demostrar técnicas de presentación
- 32
Guiar los ejercicios individualmente
3 personas
- 33
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 34
Servir la cena
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
- 36
Presentar la tarea final
- 37
Repartir certificados y materiales
- 38
Hacer el check-out de participantes
Seguimiento
- 39
Asegurar los portátiles y los archivos
2 personas
- 40
Desconectar y empaquetar el equipo
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 43
Limpiar el espacio
3 personas
- 44
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
- 45
Devolver las llaves y tarjetas de acceso
- 46
Devolver el equipo prestado
- 47
Enviar las presentaciones a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de entrenamientocant. 32
- Mesascant. 10
- Mesa de recepción
Equipo
- Portátilescant. 30
- Cargadores de portátilcant. 30
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clicker de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 5
Artículos de oficina
- Bloc de notascant. 32
- Bolígrafoscant. 40
- Credencialescant. 35
- Folletoscant. 35
- Certificados de presentacióncant. 35
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Tablas para servircant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 10
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Define el programa antes de enviar las invitaciones. Divide la formación en bloques y deja pausas concretas; así podrás calcular la duración, el número de portátiles y los materiales necesarios.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Usa la lista final de participantes para encargar el catering, preparar las acreditaciones y calcular sillas, mesas y folletos.
- Prueba la presentación en el portátil que se utilizará en la sala, no solo en el ordenador del formador. Abre todos los archivos y comprueba el proyector, la pantalla, el clicker, los cables HDMI, los adaptadores e Internet.
- Prepara un puesto de trabajo por participante si la sesión es práctica. Revisa cada portátil, su cargador, las regletas y los alargadores antes de que lleguen los asistentes; lleva también las presentaciones en una memoria USB.
- Llega con tiempo para abrir y revisar el espacio. Monta primero mesas y sillas, después la proyección y los portátiles, y deja la recepción y el café para el final; reserva al menos 60 minutos para estas comprobaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de PowerPoint?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para definir el programa, reservar la sala y confirmar al formador. Envía las invitaciones al menos 10 días antes y cierra participantes y dietas entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala el día de la formación?
- Calcula un mínimo de 60 minutos antes de la recepción. Con muchos portátiles o una conexión nueva, reserva 90 minutos para colocar mesas, probar la proyección, conectar cargadores y revisar Internet.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una presentación de PowerPoint?
- Abre cada archivo en el portátil de la sesión y comprueba fuentes, vídeos, enlaces y notas del presentador. Prueba también el proyector, la pantalla, el clicker, los cables HDMI y los adaptadores entre 30 y 60 minutos antes.
- ¿Cuántos materiales necesito por participante?
- Prepara un bloc de notas, un bolígrafo, una acreditación y un folleto por persona, más un pequeño margen de 5 a 10 unidades para pérdidas o asistentes adicionales. Cuenta además un portátil y un cargador por participante si la formación es práctica.
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