PowerPoint-Training organisieren: der Ablauf, der funktioniert
Bei einem PowerPoint-Training entscheidet nicht nur der Inhalt über den Erfolg. Raum, Software, Präsentationstechnik und Übungslaptops müssen rechtzeitig zusammenspielen. Starte deshalb mit Lernzielen und Programm, bestätige danach Trainer und Raum und verschicke erst dann die Einladungen. In den letzten 24 Stunden prüfst du Teilnehmerliste, Dateien und Technik; am Veranstaltungstag bleibt so Zeit für Aufbau, Empfang und einen vollständigen Test.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Lernziele und Programm ausarbeiten
- 2
Trainingsraum reservieren
- 3
Trainer bestätigen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Catering bestellen
- 8
Teilnehmerliste prüfen
- 9
PowerPoint-Dateien vorbereiten
- 10
Laptop-Software überprüfen
2 Personen
- 11
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 12
Handouts drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Trainingsmaterialien einpacken
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Raum öffnen und kontrollieren
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Laptops und Ladegeräte bereitstellen
3 Personen
- 19
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 20
Internetverbindung prüfen
- 21
Catering bereitstellen
2 Personen
- 22
Empfangstisch einrichten
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Event
- 24
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 25
Anwesenheit erfassen
- 26
Programm und Hausregeln erläutern
- 27
PowerPoint-Grundlagen demonstrieren
- 28
Übung zur Foliengestaltung begleiten
2 Personen
- 29
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee nachfüllen
- 31
Präsentationstechniken vorführen
- 32
Übungen individuell begleiten
3 Personen
- 33
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 34
Abendessen servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Abschlussaufgabe präsentieren
- 37
Zertifikate und Materialien ausgeben
- 38
Teilnehmer auschecken
Nachbereitung
- 39
Laptops und Dateien sichern
2 Personen
- 40
Ausrüstung abkoppeln und verpacken
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 45
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
- 46
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
- 47
Präsentationen an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TrainingsstühleAnz. 32
- TischeAnz. 10
- Empfangstisch
Ausstattung
- LaptopsAnz. 30
- Laptop-LadegeräteAnz. 30
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 5
Büromaterial
- NotizblöckeAnz. 32
- KugelschreiberAnz. 40
- NamensschilderAnz. 35
- HandoutsAnz. 35
- PräsentationszertifikateAnz. 35
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- MarkerAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierbretterAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzlappenAnz. 10
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Lernziele und Programm mindestens 2 bis 3 Wochen vorher fest. Plane dabei konkrete Übungsblöcke ein und kläre, ob alle Teilnehmenden mit Laptops arbeiten.
- Teste Präsentationsdateien, Laptop-Software, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Adapter spätestens am Vortag gemeinsam. Öffne jede Datei einmal auf dem vorgesehenen Laptop, statt nur die Verbindung zu prüfen.
- Bestelle Catering erst nach der Anmeldefrist und der Erfassung von Ernährungswünschen. Rechne für Kaffee und Tee mit mindestens einer Tasse pro Person am Empfang und einer weiteren in der Pause.
- Bereite Handouts, Namensschilder, Notizblöcke und Stifte am Vortag vor. Packe Trainingsmaterialien, USB-Sticks und Präsentationszertifikate gesammelt ein, damit am Morgen nichts zwischen Büro und Trainingsraum fehlt.
- Sei mindestens 60 Minuten vor Beginn im Raum. Stelle Tische und Stühle auf, baue Projektor und Leinwand auf, prüfe Internet und Ladegeräte und führe anschließend einen kurzen Test mit der Präsentation durch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein PowerPoint-Training organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Dann bleiben mindestens 2 Wochen für Einladungen und Anmeldungen sowie 1 bis 2 Tage für die abschließende Technik- und Materialprüfung.
- Wann sollte die Technik für ein PowerPoint-Training getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag und einen kurzen Funktionstest 60 Minuten vor Beginn durch. Prüfe dabei nicht nur den Projektor, sondern auch Software, Präsentationsdateien, HDMI-Adapter, Internet und Ladegeräte.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines PowerPoint-Trainings?
- Plane für einen kleinen Trainingsraum mindestens 60 Minuten ein. Der Aufbau von Tischen, Laptops, Projektor, Leinwand, Empfangstisch und Catering dauert länger, wenn Kabel oder Adapter erst vor Ort gesucht werden.
- Wann verschickt man die Einladungen für ein PowerPoint-Training?
- Verschicke die Einladungen etwa 2 bis 3 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 5 bis 7 Tage vor dem Training. So kannst du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Catering und Handouts rechtzeitig abstimmen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!