Zo organiseer je een PowerPointtraining zonder technische verrassingen
Begin met het doel van de training en werk daarna pas het programma, de ruimte en de techniek uit. Voor een PowerPointtraining moet je niet alleen een trainer en deelnemers regelen, maar ook controleren of elke laptop, lader en presentatieverbinding werkt. Plan de voorbereiding in vaste stappen: inhoud, inschrijvingen, catering, materialen en een technische test. Op de trainingsdag zelf draait alles om een opgeruimde ontvangst, werkende apparatuur en een ruimte die vóór aankomst klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Leerdoelen en programma uitwerken
- 2
Trainingsruimte reserveren
- 3
Trainer bevestigen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Catering bestellen
- 8
Deelnemerslijst controleren
- 9
PowerPointbestanden voorbereiden
- 10
Laptopsoftware controleren
2 personen
- 11
Presentatieapparatuur testen
2 personen
- 12
Hand-outs afdrukken
- 13
Naambadges voorbereiden
- 14
Trainingsmaterialen inpakken
2 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Ruimte openen en controleren
2 personen
- 17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 18
Laptops en laders klaarzetten
3 personen
- 19
Projector en scherm opstellen
2 personen
- 20
Internetverbinding controleren
- 21
Catering klaarzetten
2 personen
- 22
Ontvangsttafel inrichten
- 23
Koffie en thee bereiden
2 personen
Event
- 24
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 25
Aanwezigheid registreren
- 26
Programma en huisregels toelichten
- 27
PowerPointbasis demonstreren
- 28
Oefening diaopmaak begeleiden
2 personen
- 29
Koffiepauze serveren
2 personen
- 30
Koffie en thee bijvullen
- 31
Presentatietechnieken demonstreren
- 32
Oefeningen individueel begeleiden
3 personen
- 33
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 34
Diner serveren
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
- 36
Eindopdracht presenteren
- 37
Certificaten en materialen uitdelen
- 38
Deelnemers uitchecken
Nazorg
- 39
Laptops en bestanden veiligstellen
2 personen
- 40
Apparatuur afkoppelen en inpakken
2 personen
- 41
Servies afwassen
2 personen
- 42
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
- 43
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 44
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
- 45
Sleutels en toegangspassen inleveren
- 46
Geleende apparatuur retourneren
- 47
Presentaties naar deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Trainingsstoelenaantal 32
- Tafelsaantal 10
- Ontvangsttafel
Apparatuur
- Laptopsaantal 30
- Laptopladersaantal 30
- Projector
- Projectiescherm
- Presentatieclicker
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- USB-sticksaantal 5
Kantoorartikelen
- Notitieblokkenaantal 32
- Balpennenaantal 40
- Naambadgesaantal 35
- Hand-outsaantal 35
- Presentatiecertificatenaantal 35
- Flip-over
- Flip-overpapier
- Markeerstiftenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 40
- Glazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerplankenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 10
- Afwasborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk eerst de leerdoelen en tijdsblokken uit. Reserveer daarna een trainingsruimte met voldoende tafels, stoelen, stopcontacten en ruimte voor een projector en scherm.
- Test de presentatie minimaal 1 werkdag vooraf op de laptop die je tijdens de training gebruikt. Controleer ook HDMI-kabels, adapters, de presentatieclicker, het geluid en de internetverbinding.
- Maak de deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen voor de training definitief. Gebruik die lijst voor naambadges, hand-outs, laptops en het verzamelen van dieetwensen voor de catering.
- Leg per deelnemer een laptop, lader, notitieblok en pen klaar. Houd daarnaast minstens 1 reserve-lader en een USB-stick met de PowerPointbestanden achter de hand.
- Open de ruimte minimaal 60 minuten voor de start. Zet tafels en stoelen klaar, test de projector, vul waterkannen en thermoskannen en richt de ontvangsttafel in voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een PowerPointtraining organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met de leerdoelen, trainer en ruimte. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de training en plan de technische test minimaal 1 werkdag van tevoren.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?
- Reken op minstens 60 minuten voor het openen en inrichten van de ruimte. Neem extra tijd als je meerdere laptops, een projector, scherm, flip-over en catering moet opstellen.
- Hoeveel laptops heb je nodig voor een PowerPointtraining?
- Voor oefenen heeft elke deelnemer 1 laptop met lader nodig. Regel daarnaast minimaal 1 reserve-laptop of reserve-oplossing en zet de bestanden zowel lokaal als op 1 USB-stick klaar.
- Wanneer moet je catering en dieetwensen regelen voor een training?
- Vraag dieetwensen uit zodra iemand zich aanmeldt en controleer de lijst 2 dagen voor de training. Bestel de catering daarna op basis van het definitieve aantal deelnemers, zodat koffie, thee, water en lunch op tijd klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!