Organiser une formation PowerPoint sans rien laisser au hasard

Une formation PowerPoint réussie se prépare dans un ordre précis : définir les objectifs, confirmer le coach, gérer les inscriptions, puis verrouiller la logistique. Commence par le programme et le nombre de participants avant de réserver la salle ou le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les adaptateurs HDMI, les chargeurs, la connexion Internet et les besoins alimentaires. Prévois aussi un vrai temps de test sur place, pas seulement une vérification rapide le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les objectifs pédagogiques et le programme
2
Réserver la salle d’entraînement
3
Confirmer le coach
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Commander le catering
8
Vérifier la liste des participants
9
Préparer les fichiers PowerPoint
10
Vérifier le logiciel de l'ordinateur portable
2 personnes
11
Tester le matériel de présentation
2 personnes
12
Imprimer les documents
13
Préparer les badges nominatifs
14
Emballer le matériel d’entraînement
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
3 personnes
19
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
20
Vérifier la connexion Internet
21
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
22
Aménager la table d'accueil
23
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Enregistrer la présence
26
Expliquer le programme et le règlement intérieur
27
Présenter les bases de PowerPoint
28
Animer un exercice de mise en page des diapositives
2 personnes
29
Servir la pause-café
2 personnes
30
Réapprovisionner le café et le thé
31
Démontrer les techniques de présentation
32
Accompagner les exercices individuellement
3 personnes
33
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
34
Servir le dîner
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Présenter le projet final
37
Distribuer les certificats et le matériel
38
Faire le check-out des participants

Suivi

39
Sécuriser les ordinateurs portables et les fichiers
2 personnes
40
Débrancher et emballer le matériel
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
45
Remettre les clés et les badges d’accès
46
Restituer le matériel emprunté
47
Envoyer les présentations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises d’entraînementqté 32
Tablesqté 10
Table d’accueil

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Projecteur
Écran de projection
Télécommande de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Clés USBqté 5

Fournitures de bureau

Blocs-notesqté 32
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 35
Documents à distribuerqté 35
Certificats de présentationqté 35
Paperboard
Papier pour chevalet
Marqueursqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Planches de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 10
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires, les pauses et le niveau attendu afin que les inscriptions correspondent réellement à la formation.
Arrête la liste des participants au plus tard 3 jours avant la session. Utilise-la pour préparer les badges, les documents à distribuer et les besoins alimentaires.
Teste le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs et la télécommande au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Vérifie chaque ordinateur portable avec son chargeur.
Prévois une place assise et une surface de travail par participant, puis garde une table séparée pour l’accueil. Installe le paperboard et les marqueurs avant l’ouverture de la salle.
Mets en place le café, le thé et l’eau avant le début de la formation, avec les tasses, verres, assiettes et couverts déjà disponibles. Compte les portions à partir du nombre confirmé, pas du nombre invité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation PowerPoint ?: Prévois au minimum 2 à 3 semaines pour confirmer le coach, réserver la salle, envoyer les invitations et commander le catering. Garde les 3 derniers jours pour les inscriptions finales et les vérifications techniques.
Quand faut-il tester le matériel d’une formation PowerPoint ?: Fais un premier test complet la veille, puis un second sur place au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie notamment le projecteur, l’écran, la connexion Internet, les câbles, les adaptateurs et les chargeurs.
Combien de participants peut-on accueillir dans une formation PowerPoint ?: Le nombre dépend de la salle et du matériel disponible, mais prévois une place de travail et un ordinateur portable par participant. Arrête la capacité quand il n’est plus possible de circuler ou de voir correctement l’écran.
Quand confirmer le catering pour une formation ?: Recueille les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme la commande au moins 3 jours avant la formation. Le jour même, installe le service traiteur avant l’arrivée des participants pour éviter de réduire le temps d’accueil.

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