Cómo organizar una formación de orientación al cliente
Organiza esta formación en cuatro fases: define el programa y al formador, prepara las inscripciones, revisa la sala y deja lista la recepción. Empieza al menos tres semanas antes para reservar el espacio, confirmar el catering y recoger las preferencias dietéticas. Durante la última semana, comprueba el material, imprime los folletos y prueba el proyector, el portátil y el micrófono. El día de la formación, llega entre 60 y 90 minutos antes para montar las mesas, conectar la técnica y preparar el café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
- 2
Reservar ubicación de entrenamiento
- 3
Confirmar al formador
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Comprobar el material de entrenamiento
- 9
Imprimir folletos
- 10
Hacer tarjetas con nombres
- 11
Confirmar el catering
- 12
Probar la técnica
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Preparar los materiales
2 personas
- 15
Abrir el espacio
- 16
Comprobar el espacio
2 personas
- 17
Montar mesas
2 personas
- 18
Colocar sillas
2 personas
- 19
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 20
Preparar los rotafolios
- 21
Montar el punto de café
2 personas
- 22
Montar la mesa de registro
Evento
- 23
Recepción de participantes
2 personas
- 24
Registrar la asistencia
- 25
Servir café y té
2 personas
- 26
Abrir el entrenamiento
- 27
Guiar el bloque de formación sobre la experiencia del cliente
- 28
Preparar snacks para la pausa
- 29
Rellenar las bebidas
- 30
Ejercicios para guiar conversaciones con clientes
- 31
Repartir materiales de trabajo
2 personas
- 32
Recoger resultados en rotafolio
- 33
Preparar el bufé de cena
2 personas
- 34
Servir la cena
2 personas
- 35
Retirar la vajilla y los residuos
2 personas
- 36
Guiar el bloque de formación sobre gestión de quejas
- 37
Reponer bebidas y snacks
- 38
Finalizar los planes de acción personales
- 39
Cerrar el entrenamiento
- 40
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Reunir los materiales
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
2 personas
- 43
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
2 personas
- 45
Limpiar el espacio
2 personas
- 46
Apagar la técnica
- 47
Cerrar el recinto
- 48
Devolver materiales sobrantes
- 49
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de registro
- Taburetescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 24
- Vasoscant. 24
- Platos de cenacant. 24
- Platos de postrecant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
- Jarras de aguacant. 4
Entrenamiento
- Pizarras de rotafoliocant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Bloc de notascant. 24
- Bolígrafoscant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Notas adhesivascant. 8
- Papel A4cant. 2
- Folletoscant. 24
- Formularios de evaluacióncant. 24
- Tarjetas de tarea de serviciocant. 30
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Papelera
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el formador antes de enviar las invitaciones. Deja un plazo de inscripción de al menos 7 días y actualiza la lista cada vez que se confirme una asistencia.
- Pregunta por las preferencias dietéticas al inscribirse, no el día anterior. Envía al catering el número final y las restricciones entre 3 y 5 días antes.
- Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, alargadores, regletas y micrófono inalámbrico. Lleva también un plan alternativo si falla la presentación.
- Prepara un puesto de registro con la lista actualizada y las tarjetas de nombre. Coloca una tarjeta por participante y deja entre 5 y 10 tarjetas en blanco para cambios de última hora.
- Calcula el montaje con margen: abre la sala entre 60 y 90 minutos antes, coloca las sillas y mesas, prepara los rotafolios y revisa que haya un bolígrafo y un bloc de notas por persona. Monta el punto de café antes de recibir al primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de orientación al cliente?
- Empieza unas 3 semanas antes si necesitas reservar una sala, confirmar al formador y gestionar inscripciones. Cierra el número de participantes y el catering entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día de la formación?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes. Ese margen permite comprobar la sala, montar mesas y sillas, conectar la presentación, preparar los rotafolios y dejar listo el registro y el café.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una formación con presentación?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el adaptador, los alargadores y las regletas al menos 24 horas antes. Comprueba también el micrófono inalámbrico si se va a utilizar.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una formación?
- Confírmalo entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas la lista de participantes actualizada y sus preferencias dietéticas. Así puedes ajustar cantidades y evitar cambios durante la recepción.
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