Kundenorientierungstraining organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Kundenorientierungstraining entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf. Raum, Technik, Teilnehmerliste und Verpflegung müssen so vorbereitet sein, dass der Trainer pünktlich beginnen kann. Starte deshalb mit Termin, Programm und Trainer und arbeite dich anschließend zu Einladungen, Anmeldungen und Materialien vor. In den letzten 60 Minuten vor Beginn geht es nur noch um Raumkontrolle, Technik, Registrierung und Kaffee.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
- 2
Trainingsort reservieren
- 3
Trainer bestätigen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerliste aktualisieren
- 8
Trainingsmaterial überprüfen
- 9
Handouts drucken
- 10
Namensschilder erstellen
- 11
Catering bestätigen
- 12
Technik testen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien bereitstellen
2 Personen
- 15
Raum öffnen
- 16
Raum kontrollieren
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
2 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 20
Flipcharts aufstellen
- 21
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Anwesenheit erfassen
- 25
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 26
Training eröffnen
- 27
Trainingsblock zur Kundenerfahrung betreuen
- 28
Pausensnacks bereitstellen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Übungen zu Kundengesprächen betreuen
- 31
Materialien für die Arbeitsformen verteilen
2 Personen
- 32
Ergebnisse auf dem Flipchart sammeln
- 33
Dinnerbuffet vorbereiten
2 Personen
- 34
Abendessen servieren
2 Personen
- 35
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
- 36
Trainingsblock zur Beschwerdebearbeitung begleiten
- 37
Getränke und Snacks auffüllen
- 38
Persönliche Aktionspläne abschließen
- 39
Training abschließen
- 40
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
- 45
Raum reinigen
2 Personen
- 46
Technik ausschalten
- 47
Veranstaltungsort abschließen
- 48
Restmaterialien zurückgeben
- 49
Teilnehmermaterial nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Registrierungstisch
- HockerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 24
- Dinner-TellerAnz. 24
- DesserttellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- WasserkannenAnz. 4
Training
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- NamensschilderAnz. 24
- KlebezettelAnz. 8
- A4-PapierAnz. 2
- HandoutsAnz. 24
- EvaluierungsformulareAnz. 24
- DienstkartenAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen
- Mülleimer
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige den Trainer, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Rückfragen und Änderungen mindestens 7 Tage Vorlauf ein.
- Führe die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Training. Diese Angaben brauchst du, bevor du das Catering endgültig bestätigst.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Mikrofon am Vortag gemeinsam. So fällt auf, wenn ein Anschluss fehlt oder ein Verlängerungskabel nicht reicht.
- Drucke Handouts und erstelle Namensschilder mindestens 1 Werktag vorher. Lege Notizblöcke, Kugelschreiber, Klebezettel und A4-Papier bereits am jeweiligen Platz bereit.
- Öffne den Raum 60 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Tische, Stühle und Technik, richte danach Registrierungstisch und Kaffeebereich ein und empfange die Teilnehmenden erst, wenn die Anwesenheitsliste bereitliegt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kundenorientierungstraining planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm, Trainingsort und Trainer. Einladungen sollten mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Technik für das Training getestet werden?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Verbindungen und Mikrofon am Vortag. Öffne den Raum zusätzlich 60 Minuten vor Beginn, damit du Kabel oder Adapter noch austauschen kannst.
- Bis wann muss das Catering für ein Training bestätigt werden?
- Bestätige das Catering spätestens 3 Tage vor dem Termin, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche aktualisiert wurden. Prüfe am Veranstaltungstag, ob Kaffee, Tee, Wasser und Geschirr vollständig bereitstehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kundenorientierungstrainings?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Technik, Flipcharts, Registrierung und Kaffeebereich ein. Bei einem unbekannten Raum oder zusätzlichem Mikrofon sind 90 Minuten realistischer.
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