Organiser une formation à l’orientation client sans rien oublier

Une formation à l’orientation client se prépare dans un ordre précis : valider le programme, sécuriser le lieu et le coach, puis gérer les inscriptions et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les câbles de présentation et l’installation de la salle. Prévoyez aussi un temps de test avant l’arrivée du groupe. Le jour J, l’accueil et l’enregistrement doivent être prêts avant l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2
Réserver le lieu de formation
3
Confirmer le coach
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Vérifier le matériel de formation
9
Imprimer les documents
10
Créer des badges nominatifs
11
Confirmer le catering
12
Tester la technique
13
Faire les courses
2 personnes
14
Préparer le matériel
2 personnes
15
Ouvrir la salle
16
Vérifier l’espace
2 personnes
17
Installer les tables
2 personnes
18
Installer les chaises
2 personnes
19
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
20
Préparer les paperboards
21
Mettre en place le point café
2 personnes
22
Installer la table d'inscription

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Ouvrir l'entraînement
27
Animer le module d’accompagnement de l’expérience client
28
Préparer les en-cas de la pause
29
Réapprovisionner les boissons
30
Animer les exercices d'entretiens clients
31
Distribuer le matériel d’animation
2 personnes
32
Rassembler les résultats sur paperboard
33
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
34
Servir le dîner
2 personnes
35
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
36
Animer le bloc de formation sur la gestion des réclamations
37
Réapprovisionner les boissons et les snacks
38
Finaliser les plans d'action personnalisés
39
Clore la formation
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Rassembler le matériel
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
2 personnes
46
Éteindre la technique
47
Fermer le lieu
48
Retourner les matériaux restants
49
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Tabouretsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettes de dînerqté 24
Assiettes à dessertqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 4

Formation

Chevalets de conférenceqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 24
Post-itqté 8
Papier A4qté 2
Documents à distribuerqté 24
Formulaires d’évaluationqté 24
Cartes de missions de serviceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Poubelle
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le coach, puis réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et ajuster le contenu.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et mettez à jour la liste des participants jusqu’à la veille. Cette liste sert aussi à préparer les badges nominatifs et à suivre les présences.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les adaptateurs au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez également les rallonges et multiprises : une présentation peut être prête, mais inutilisable si la connexion manque.
Installez les tables, les chaises, les chevalets et les paperboards avant l’arrivée du coach. Préparez un bloc-notes, un stylo et un badge pour chaque participant, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Ouvrez le point café avant l’accueil et remplissez les carafes d’eau. Pour un groupe d’une journée, contrôlez au moins deux fois les tasses, verres, assiettes, couverts et fournitures pendant la formation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation à l’orientation client ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de confirmer le coach, réserver la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander ou préparer le matériel.
Quand faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille si la salle est accessible, puis une vérification complète au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Testez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les adaptateurs et le micro sans fil.
Quand préparer les badges et les documents de formation ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, idéalement 24 heures avant la session. Imprimez quelques badges et documents supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant la formation faut-il ouvrir la salle ?: Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant le début. Comptez ce temps pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, brancher la présentation, préparer les paperboards et installer la table d’inscription.

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