Een klantgerichtheidstraining organiseren: zo pak je het aan
Begin met het doel van de training, de datum en het programma. Leg daarna de locatie en trainer vast, zodat je uitnodigingen met een concreet tijdschema kunt versturen. In de weken erna verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en trainingsmateriaal. De meeste problemen ontstaan op de dag zelf: een ontbrekende HDMI-adapter, te weinig naamkaartjes of een koffiepunt dat nog niet klaarstaat. Werk daarom met een aparte controle van ruimte, techniek, materialen en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
- 2
Trainingslocatie reserveren
- 3
Trainer bevestigen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Trainingsmateriaal controleren
- 9
Hand-outs afdrukken
- 10
Naamkaartjes maken
- 11
Catering bevestigen
- 12
Techniek testen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Materialen klaarzetten
2 personen
- 15
Ruimte openen
- 16
Ruimte controleren
2 personen
- 17
Tafels opstellen
2 personen
- 18
Stoelen neerzetten
2 personen
- 19
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
- 20
Flip-overs klaarzetten
- 21
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 22
Registratietafel inrichten
Event
- 23
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 24
Aanwezigheid registreren
- 25
Koffie en thee serveren
2 personen
- 26
Training openen
- 27
Trainingsblok klantbeleving begeleiden
- 28
Pauzesnacks klaarzetten
- 29
Dranken bijvullen
- 30
Oefeningen klantgesprekken begeleiden
- 31
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
- 32
Resultaten op flip-over verzamelen
- 33
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
- 34
Diner serveren
2 personen
- 35
Servies en afval afruimen
2 personen
- 36
Trainingsblok klachtenafhandeling begeleiden
- 37
Dranken en snacks bijvullen
- 38
Persoonlijke actieplannen afronden
- 39
Training afsluiten
- 40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Materialen verzamelen
2 personen
- 42
Servies afwassen
2 personen
- 43
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 44
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 45
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 46
Techniek uitschakelen
- 47
Locatie afsluiten
- 48
Restmaterialen retourneren
- 49
Deelnemersmateriaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Registratietafel
- Krukkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze microfoon
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 24
- Drinkglazenaantal 24
- Dinerbordenaantal 24
- Dessertbordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
- Serveerschalenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkannenaantal 4
Training
- Flip-overbordenaantal 3
- Flip-overstiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Naamkaartjesaantal 24
- Plakbriefjesaantal 8
- A4-papieraantal 2
- Hand-outsaantal 24
- Evaluatieformulierenaantal 24
- Dienstopdrachtkaartenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem
- Vuilnisblik
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de training pas definitief nadat zowel de locatie als de trainer zijn bevestigd. Reserveer de ruimte ruim genoeg voor tafels, stoelen, een registratietafel en een vrije plek voor de presentatietechniek.
- Verstuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 5 werkdagen voor de training. Dan kun je de deelnemerslijst bijwerken, dieetwensen verzamelen en de catering definitief bevestigen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter, microfoon en verlengsnoeren minimaal 1 werkdag eerder. Neem ook een reservekabel of adapter mee; juist die kleine aansluiting ontbreekt vaak op locatie.
- Leg hand-outs, naamkaartjes, notitieblokken, balpennen, plakbriefjes en flip-overstiften per deelnemer klaar. Maak de registratietafel minstens 30 minuten voor de ontvangst gereed, zodat je niet tegelijk mensen hoeft in te schrijven en materiaal zoekt.
- Open de ruimte minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer eerst de opstelling en techniek, richt daarna het koffiepunt in en zet water, kopjes en glazen klaar; zo blijft er tijd over om een defect of ontbrekend onderdeel op te lossen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een klantgerichtheidstraining organiseren?
- Leg datum, programma, locatie en trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de training en bevestig catering en deelnemersaantallen uiterlijk 5 werkdagen van tevoren.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 minuten voor het openen van de ruimte, de tafel- en stoelopstelling, registratietafel, flip-overs, koffiepunt en techniek. Plan daarnaast 15 minuten extra als de presentatieset of microfoon nog aangesloten moet worden.
- Wanneer test je de techniek voor een klantgerichtheidstraining?
- Test laptop, beamer, scherm, HDMI-verbinding, adapter, microfoon en stroomvoorziening minimaal 1 werkdag vooraf. Doe op de trainingsdag nog een korte controle van ongeveer 15 minuten voordat deelnemers binnenkomen.
- Wanneer moet je dieetwensen voor de catering opvragen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen voor de training. Geef het definitieve aantal deelnemers en de speciale wensen daarna door aan de cateraar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!