Cómo organizar una feria paso a paso

Organizar una feria empieza mucho antes de montar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, confirma permisos, seguro, circulación y residuos; después cierra proveedores, inscripciones y distribución del recinto. Cuando el plano está claro, puedes asignar voluntarios, preparar pagos, señalización y compras. Los fallos más habituales aparecen al final: faltan pesos para las carpas, hielo, efectivo, enchufes o información para los responsables de los puestos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Comprobar el seguro
4
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
5
Desarrollar el plan de residuos
6
Hacer el plano de los establos
2 personas
7
Seleccionar proveedores
2 personas
8
Hacer reservas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir el formulario de inscripción
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
14
Informar a los responsables de los stands
2 personas
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Diseñar carteles de ruta
18
Hacer los premios y las reglas del puesto
19
Elaborar la lista de contactos
20
Preparar el efectivo
21
Probar el dispositivo de pago
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Comprobar el inventario de material
2 personas
24
Encargar la lista de la compra
25
Comprar bebidas y hielo
2 personas
26
Comprar productos frescos
2 personas
27
Preparar los materiales
3 personas
28
Preparar las cajas registradoras
2 personas
29
Cortar la calle
4 personas
30
Recibir entregas
3 personas
31
Montar los puestos
8 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Recibir a los expositores
3 personas
34
Numerar los puestos
2 personas
35
Colocar señales de ruta
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Preparar el catering
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas
42
Revisar las presentaciones de los puestos
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Abrir las cajas registradoras
2 personas
45
Recibir a los visitantes
4 personas
46
Atender los puestos
10 personas
47
Servir la comida
4 personas
48
Servir las bebidas
3 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer la comida
2 personas
52
Mantener las mesas limpias
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Registrar objetos perdidos
56
Mantener libres los pasillos tranquilos
2 personas
57
Depositar los pagos en efectivo
2 personas
58
Anunciar la última venta
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Cerrar las cajas registradoras
2 personas

Seguimiento

61
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
62
Desmontar los puestos
8 personas
63
Recoger el mobiliario
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Limpiar la calle
4 personas
67
Retirar el cierre de la calle
4 personas
68
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material alquilado
3 personas
71
Retirar residuos mixtos
2 personas
72
Hacer el cierre de caja
2 personas
73
Devolver objetos perdidos
74
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 30
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 10
Bandejas de plásticocant. 20
Manteles para mesascant. 20
Pesos para carpascant. 60
Carros de transportecant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 3
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Jarras térmicascant. 6
Cajas térmicascant. 4
Linternas de manocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharones de servircant. 12
Tijerascant. 12
Tablas de cortarcant. 6

Cocina

Cuchilloscant. 12
Bandejascant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Placas refrigerantescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Manteles para puestoscant. 30
Carteles con número de standcant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Tiza para aceracant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 12
Bateríascant. 48

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Contenedores de basuracant. 4
Paños de microfibracant. 20
Cuboscant. 6
Guantes de gomacant. 12

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recinto y los permisos: deja al menos 8 semanas para confirmar el lugar, solicitar autorizaciones, revisar el seguro y preparar el plan de tráfico y residuos.
Dibuja el plano antes de reservar todo el mobiliario. Coloca puestos, carpas, mesas, zonas de paso y puntos de electricidad; deja rutas suficientemente claras para carros de transporte y servicios de emergencia.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 10 días antes. Con esa cifra puedes calcular mejor las compras, las bebidas, la vajilla y las necesidades de cada puesto.
Da a cada responsable de puesto su información y asigna los voluntarios con 7 días de margen. Incluye horarios, contacto, ubicación, reglas del puesto y quién se encarga de cobrar o reponer material.
Haz una prueba de los terminales de pago y revisa el efectivo el día anterior. Comprueba también el pronóstico, los pesos de las carpas, las neveras, el hielo, los cables y la iluminación antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, permisos, seguro, proveedores, puestos, voluntarios e inscripciones sin tener que resolverlo todo durante la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria?: Ciérralas aproximadamente 10 días antes del evento. Así puedes recoger preferencias dietéticas, ajustar las compras y comunicar a cada responsable de puesto su ubicación y necesidades.
¿Cuándo se prepara el plano de los puestos?: Haz un primer plano 4 semanas antes y ciérralo 7 días antes. Deja espacio para circulación, carpas, mesas, cables, carros de transporte y cualquier acceso necesario.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria?: Revisa el pronóstico, el inventario, los pagos, el efectivo, el hielo y los pesos de las carpas. También conviene probar los cables y regletas, cargar las linternas y confirmar que cada voluntario conoce su turno.

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