Organiser une braderie sans rien oublier

Une braderie se prépare d’abord comme une petite opération logistique, pas comme une simple journée de stands. Commence par fixer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations, l’assurance et la circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, confirme les exposants, répartis les bénévoles et commande le matériel adapté aux stands, aux boissons et aux paiements. Les derniers oublis concernent souvent les poids de stand, les rallonges, la glace, la monnaie et les panneaux d’orientation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Élaborer le plan de gestion des déchets
6
Faire le plan des écuries
2 personnes
7
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les exposants
2 personnes
14
Informer les exposants
2 personnes
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Concevoir les panneaux d’orientation
18
Créer les prix et les règles du stand
19
Établir la liste de contacts
20
Prévoir de l’argent liquide
21
Tester le terminal de paiement
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
24
Commander la liste de courses
25
Acheter les boissons et la glace
2 personnes
26
Acheter des produits frais
2 personnes
27
Préparer le matériel
3 personnes
28
Préparer les caisses
2 personnes
29
Barricader la rue
4 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Monter les stands
8 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Numéroter les stands
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Préparer le service traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
42
Vérifier les présentoirs des stands
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Ouvrir les caisses
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Tenir les stands
10 personnes
47
Servir les repas
4 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Maintenir les passages dégagés
2 personnes
57
Déposer les paiements en espèces
2 personnes
58
Annoncer la dernière vente
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

61
Faire démonter les stands
4 personnes
62
Démonter les stands
8 personnes
63
Rassembler le mobilier
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer la rue
4 personnes
67
Retirer les barrières de rue
4 personnes
68
Réfrigérer les restes
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre le matériel loué
3 personnes
71
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
72
Faire la clôture de caisse
2 personnes
73
Rapporter les objets trouvés
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 10
Bacs en plastiqueqté 20
Nappes de tableqté 20
Poids de standqté 60
Chariots de transportqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Thermoboxesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12
Ciseauxqté 12
Planches à découperqté 6

Cuisine

Couteauxqté 12
Saladiersqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pincesqté 12
Planches à découperqté 6
Plaques de refroidissementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Draps de standqté 30
Panneaux de numéro de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Craie de trottoirqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 12
Pilesqté 48

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Seauxqté 6
Gants en caoutchoucqté 12

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 8 à 12 semaines avant la braderie : réserve le lieu, demande l’autorisation et vérifie l’assurance avant d’annoncer la date. Ces éléments peuvent bloquer tout le reste.
Ouvre les inscriptions après avoir défini le plan des stands et la circulation. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, le matériel particulier et les coordonnées d’un contact par exposant.
Prépare un plan précis avec les stands, les tentes, les tables, les accès et la gestion des déchets. Ajoute une zone clairement identifiée pour le chargement et le déchargement afin d’éviter les véhicules au milieu des visiteurs.
Prévois les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt qu’une seule équipe pour toute la journée. Il faut notamment couvrir l’accueil, l’orientation, les paiements, les boissons, le rangement et les imprévus.
Fais un test du terminal de paiement et vérifie le stock de matériel la veille. Prépare aussi de la monnaie, des rallonges, des multiprises, des poids de stand, des lampes de poche et suffisamment de glace pour les glacières.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de vérifier l’assurance, de confirmer les exposants, de recruter les bénévoles et de réserver le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant la date, une fois le lieu, le plan des stands et les règles fixés. Ferme-les 10 à 14 jours avant afin de confirmer les emplacements et les besoins.
Combien de bénévoles faut-il pour une braderie ?: Compte au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 1 pour les paiements ou la caisse, et 1 pour les boissons par créneau de 2 à 3 heures. Ajoute une personne disponible pour les imprévus et le rangement.
Quand acheter les boissons et la glace ?: Achète les boissons quelques jours avant, après avoir confirmé le nombre d’exposants et la fréquentation attendue. Achète la glace le jour même ou la veille au soir, puis conserve-la dans les glacières jusqu’au service.

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